A história dos sistemas ERP como ferramenta de gestão, nada mais trata daquelas operações departamentais de todo tipo de empresas, que demandaram maior agilidade e assertividade em diversos aspectos da organização.
O ERP como ferramenta de gestão visa além de tudo, atender à complexa Legislação Brasileira e:
Desde a década de 60, com o aumento na demanda de itens de consumo e maior volume de produção, desencadeou um aumento do registro de controles nas linhas de produção, mais agilidade e segurança dos dados para:
- Registro e controle de gastos com mão de obra para o correto custeio de fabricação
- Quantidades de peças para reposição nas fábricas, com novos métodos desenvolvidos por grandes empresas, como o Just in Time e o Kanban
- Gerenciamento dos estoques – o que comprar, quanto e quando
- Qualificação da mão de obra – redução de erros e de acidentes.
Hoje em dia, por inúmeras razões que levaremos até você, as demandas por melhores implantações tendem a aumentar cada vez mais e a busca por profissionais que conheçam os sistemas ERP como ferramentas de gestão também.
As mudanças na Nova Economia, na cadeia de valor das empresas, Indústria 4.0, Transformação Digital e outros elementos como IoT e soluções que “orbitam” os sistemas ERP como ferramenta de gestão, têm sido um conjunto de soluções imprescindíveis para algumas empresas e seus usuários e, para outras, uma grande dor de cabeça!
Olhe agora para o seu departamento e reflita:
- Como o ERP como ferramenta de gestão vai aumentar a eficiência e a economia aqui?
- Quanto pode atingir os gastos com suporte aqui na minha área, com a infraestrutura necessária e com consultoria?
- Investimento ou gasto? Quanto desembolsando ano após ano?
- O resultado para os funcionários e para o departamento são consistentes?
- Os sistemas ERP como ferramentas de gestão aqui no meu departamento está gerando desperdício? Está reduzindo gastos de verdade?
As consequências de um sistema ERP mal implementado:
- Dobrar o trabalho e os gastos com papel
- Demandar conferências desnecessárias
- Desmotivar e estressar os usuários
- Aumenta a insegurança com as informações.
Em uma conversa de elevador, durante um evento, em cinco minutos que você conhece alguém. Este é um usuário do Sistema ERP como ferramenta de gestão, vai ouvir que o trabalho dele dobrou e que o volume de papel gasto, triplicou!
Lamentavelmente, trata-se do oposto do que se prega na comercialização do sistema ERP como ferramenta de gestão, por todos os departamentos comerciais e de muitas marcas desse sistema.
Acontece com você?
Pela Governança implementada no Município, registrar licitações, editais, estoques e, principalmente os rígidos controles dos contratos de serviços e que nessa organização existem para gerenciar os serviços desde a limpeza, preparação do evento e encerramento do evento, contratos para datas especiais como shows, alimentação, etc., adquiriram um sistema ERP como ferramenta de gestão.
Então, ensinei o estagiário, que faz tudo para mim. Ele executa, e eu tenho que conferir, porque senão, tem sempre tem alguma coisa errada.”
O ERP como ferramenta de gestão - Como reverter esse quadro?
Hoje um sistema ERP é requisito básico tanto para quem deseja o mínimo de controle e gestão. Porém, a situação da Adriana, como de tantos outros que já tive oportunidade de ver e ouvir, tende a tornar-se insustentável e é mais comum do que se imagina.
O Sistema ERP como ferramenta de gestão ser visto apenas como um “mal necessário”.
Se puder abordar níveis de utilização dos sistemas ERP como ferramenta de gestão, é equivocado dizer que 90% das empresas que utilizam esses softwares estão num nível bem básico de usabilidade do seu ERP?
Vamos fazer uma análise de usabilidade juntos para comprovar a situação do Sistema ERP como ferramenta de em uma empresa.
ERP Como Ferramentas de Gestão: uma análise de usabilidade
1 – Se na sua Organização, você está utilizando “mil” planilhas
2 – Tem cadastros errados, que geram cálculos incorretos ou integrações falhas em outras áreas, como a Contabilidade, o Financeiro, impostos e/ou retenções
3 – Quando vai utilizar a planilha, você precisa “limpar”, fazer uma série de cálculos que roubam horas para entregar ao seu supervisor e não ter que escutar: “isso tá errado”?
4 – Importa planilhas no sistema ERP para iniciar um evento?
5 – Consome muito mais papel?
6 – Quando você procura os responsáveis por melhoria ou correção, a resposta que ouve com frequência é: “precisa customizar” ou é a customização, ou ainda “preenche com um “.”?
7 – Faz a limpeza das bases de dados na planilha e não acerta na base do sistema, então isto se repete todas as vezes?
Dá para fazer melhor?
E, no cenário geral
8 – Não existe uma definição clara dos usuários chave, seus papéis e responsabilidades: na verdade (as pessoas fogem disso, porque além da cobrança, não têm qualquer reconhecimento)?
9 – Não há planejamento do RH junto desses usuários chave de promover treinamentos para melhoria deles no uso do sistema?
10 – Não há boas práticas que podem ser adotadas no departamento, incentivo e motivação para propor melhorias?
11 – Há colaboradores desmotivados porque não são ouvidos, não podem propor melhorias e são até repreendidos, quando só desejam reduzir o volume de trabalho que veio com o ERP?
Em cenários assim, a retenção de talentos na organização:
- Fica comprometida?
- Colaboradores já saíram da empresa logo após o treinamento no sistema? Porque encontrou salário maior e saiu da organização? Ou porque sabe que essa ferramenta pode entregar muito mais e ele não pode fazer nada?
O Sistema ERP como ferramenta de Gestão com a Governança da TI:
Esses dois pilares da GOVERNANÇA da TI, não contribuem para utilizar um sistema ERP como ferramenta de gestão?
Finalmente, se um sistema ERP como ferramenta de gestão e como serviço, não é nada mais além de um “mal necessário”, um incômodo e de um ciclo vicioso de despesas.
ERP como ferramenta de gestão
Vamos a uma conta simples.
Uma empresa contratar suporte a um custo de R$ 50,00/h para 100h em customizações. Soma-se a isto, ajustes paliativos nos bancos de dados, mais 40h, pois o problema volta depois de ter sido corrigido.
Já se foram R$ 5.000,00 em customizações que perigosamente distanciam a empresa do Sistema ERP como ferramenta de gestão do padrão. E outros R$ 2.000,00 por problemas de diversas origens, que reaparecerão, certamente.
Sistemas ERP e a Mudança de cenário: Impacto nas Carreiras positivo ou negativo
Como mudar esse cenário e atingir o uso do sistema ERP como ferramenta de gestão?
1 – Destinar esses R$ 7.000,00 em capacitação a usuários multiplicadores
2 – Premiar departamentos que consigam que os demais usuários aprimorem o uso do sistema, quantificando a economia obtida.
O ERP não corrige dados errados, então, implantá-lo sem ajustes nos processos, só aumentarão dificuldades.
Nem será eficiente se algumas mudanças não forem implementadas logo.
As organizações deixarão de utilizar toda a potencialidade que uma ferramenta de integração, planejamento, controle e gestão que são os sistemas ERP.
Sistema de Gestão ERP: Oportunidades de melhoria "dentro de casa"
Não requer contratação de terceiros, seu time pode preencher, antecipadamente a qualquer consultoria ser acionada:
Fazer um diagnóstico na sua Empresa ou no seu departamento com uma matriz SWOT é simples e ótima!
Fizemos uma visita recentemente e uma SWOT do cenário global e das impressões que obtivemos a partir das entrevistas com os usuários.
Obtivemos uma lista de ajustes que podem ser implementados pelo próprio cliente e seus usuários, sem gastos com suporte.
Para ser um consultor assim e gerenciar a própria agenda, faça o curso Academia ERP Essencial.
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