Pesquisa apresentada pelo PortalERP em 2016, indicava a implantação de novos módulos do ERP correspondem para micro 17,65%, pequenas 24,28% e médias 24,27% empresas. Ao final das implantações, quantas estarão satisfeitas? E plenamente satisfeitas?
Também ministrei treinamentos contratada por parceiros a usuários chave, onde a base de dados era assim: no curso de Estoque, falávamos sobre a composição do produto. O componente aparecia na lista de materiais, mas não existia quando eu ia buscar um código daquele componente, enquanto produto.
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Vamos enumerar alguns fatores e no decorrer das postagens, esclarecer:
Por conter erros em implantações de ERP do tipo:
1 – Importação de cadastros já errados sem qualquer critério de validação – é lixo indo para debaixo do tapete
2 – Alguns usuários têm mais dificuldade em operar o sistema. Ou muitas vezes, têm dificuldade no processo no dia a dia. Nem sobre os procedimentos da empresa no “mundo real”, tiveram treinamento; portanto, o mesmo acontecerá com o sistema. Já ministrei capacitação em que o usuário mal conseguia operar o mouse. Quadro que hoje em dia é bem menos frequente, mas que pode existir… Vamos passar isto para as políticas e regras dos departamentos. Todos conhecem todas as regras e procedimentos? E quanto mais arriscado é utilizar um sistema, se nem o mundo real o usuário compreendeu apropriadamente?
3 – A implantação foi imposta pela alta gestão e até a marca do software foi determinada – muito pouco ou nada pode a área de TI fazer. Já viu um caso em que poucos meses depois, o sistema foi “devolvido”?
4 – Foi dado crédito em demasia para a área de TI, que unida à consultoria contratada, fizeram inúmeras customizações para “atender” aquela “telinha” que o usuário necessita ver. Ou alguma solicitação efetuada por um gestor, que não quer aprender o básico do sistema. Já vi um caso em que a CEO da empresa exigia um atendimento no caixa de 45 segundos. Mas ela mesma, levou quase 2 minutos!
5 – Adquiriu o sistema ERP sem qualquer critério de seleção dos fornecedores e em especial, não efetuou qualquer análise de aderência
6 – Mal dimensionamento da infraestrutura, deixando o sistema ERP numa lentidão de causar verdadeiro desalento entre os usuários
7 – Tratar os usuários como crianças: mimando-os ou dizendo: “preencha qualquer coisa, o caminhão tem que sair e a Contabilidade acerta.”
Visitando uma empresa, ou dialogando com os usuários nos treinamentos, já constatei o que em resumo, é o mesmo: algumas implantações de ERP falham e geram o caos.
Por que as implantações de ERP falham e geram o caos?
Por outro lado, usuários que pouco ou nada querem colaborar com a implantação do sistema – na verdade, a boicotam, por razões sem justificativa, tais como:
1 – Não executam as tarefas de implantação
2 – Não querem participar dos treinamentos, revoltando-se quando ocorrem nos finais de semana
3 – Não se sentem valorizados o suficiente para “investirem” o seu tempo aprendendo o sistema
4 – Têm plena convicção através de “dados importantes” levantados nas conversas de corredor que as implantações de ERP falham e geram o caos. Na empresa será o mesmo.
5 – São resistentes a mudanças. A ponto de exigirem um detalhe customizado, ao invés de se utilizar dos recursos do próprio software.
6 – Reclamam do consultor sem motivo.
7 – Durante os treinamentos, estão envolvidos com tudo, menos com a aprendizagem do sistema
O usuário quer a tela para digitação das 03 dimensões do produto: comprimento, largura e altura:
Esse cadastro, vinculará o código do produto com essas medidas, possibilitando mais tarde, com os movimentos sendo direcionados corretamente, diversas análises – sem customizar nada e utilizando um recurso pré-existente, que permitirá relatórios na Contabilidade com diversos fins.
Os Sistemas ERP são o coração das empresas. E na atualidade, é raro encontrar uma organização, ainda que pequena, sem nenhum tipo de ferramentas como essas.
Assim são os sistemas ERP – Através das inúmeras funcionalidades e recursos tecnológicos que não param de surgir, são os assistentes operacionais e transacionais.
Quando implementados num melhor estágio, oferecem visões gerenciais e estratégicas para a organização. Seja ela de que tipo for. E, com os colaboradores devidamente capacitados e comprometidos com a melhoria, tendo autonomia suficiente para propor essas melhorias, certamente as implantações de ERP não falham.
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Quais os motivos que ocasionam falhas na implantação?
1 – Sem uma análise de diagnóstico previa e periódica.
3 – As atualizações de versão contemplarem uma varredura nos processos da empresa x sistema (aderência), em especial as novas funcionalidades.
4 – Pensar equivocadamente que uma implantação de ERP um dia finalizará – rotinas básicas que não tenham alterações, possivelmente. Contudo, as mudanças de mercado e TIC, ou até mesmo novos campos de uma versão/release para outra, refletem no uso do sistema.
5 – Não haver um planejamento apropriado para melhorar o uso do sistema, com base nos chamados abertos, por exemplo, pois tudo relacionado ao desempenho do sistema deve ser medido pela gerente de projeto e usuários e gestores.
O caos gerado por falhas nas implantações
As implantações de ERP falham e geram o caos, porque ficam no distante uma atualização de versão ser efetivamente completa; e a utilização do sistema vai se degradando cada vez mais, incluindo pela falta de treinamento, dos colaboradores já desmotivados.
1 – Gasta-se uma fortuna customizando, crendo que vale a pena por uma série de razões, dentre elas que o treinamento já está incluído no projeto de implantação e que portanto, é desnecessário.
2 – Gasta-se com troca de funcionários por desmotivação
3 – Expectativas frustradas, porque o sistema não atende plenamente ao que se pediu.
Julio, um experiente consultor detecta o problema na base de dados que está gerando tanta falta de confiabilidade no sistema, no módulo de estoque. 
Saldo físico e financeiro no armazém do produto, não bate com os saldos por endereçamento.
Ele extrai o kardex e os movimentos de entrada e saída estão lá.
Mas depois de muitos testes, identifica que estavam pendentes apontamento de algumas ordens de produção. E o pessoal da fábrica informou que não tem como apontar antes das 11h.
Para atender ao gestor que queria o relatório todos os dias às 08h da manhã em sua mesa.
As planilhas são a forma mais rápida do Sebastião, quem elabora essas planilhas.
Sistemas de Gestão ERP | Custos com controles paralelos
Que essa planilha custe R$ 25,00/h e são necessárias 3h semanais para atualizações, limpeza e ajustes. São R$ 75,00 por semana, por funcionário e por planilha, sendo que em 5 minutos, com as parametrizações adequadas e o formulário certo, você obtém as mesmas informações.
Sistemas de Gestão ERP | Customizações:
A predominância de customizações pode ser tão negativa, quanto o uso inadequado de um sistema.
Tendo como pano central essas premissas, trago nesse artigo mais estes alertas: a sua empresa está com sérios prejuízos utilizando o sistema ERP inapropriadamente.
Os usuários acabam se estressando e até comparando negativamente com outras marcas que tenham utilizado em empregos anteriores. E assim, involuntariamente, resistindo ao sistema e ao projeto.
Os passos que as implantações de ERP minimizam falhas
Gradativamente, todos sentirão os benefícios de potencializar a produtividade através da implantação do ERP.
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