Contabilidade: Por que contadores devem usar o ERP de maneira estratégica?

“Quais produtos/serviços que você oferece no seu trabalho com o seu conhecimento?”

André H. Duhá - Prof. PUC-RS

Carreira em Transformação

Você quer um trabalho que faça sentido pra você? Qual o sentido que você dá a ele?

Atualmente, a dinâmica do mundo dos negócios tornou-se cada vez mais acelerada e requer respostas rápidas, uma vez que o advento tecnológico de novas ferramentas e estratégias exigem cada vez mais a interação dos profissionais com esses recursos.

Nesse contexto, o sistema Enterprise Resource Planning, mais conhecido como ERP, intensifica a eficiência das atividades realizadas e maximiza o desempenho dos profissionais.

Além de ferramenta essencial nas empresas, ele é um aliado das carreiras para profissionais que já entenderam que o operacional é feito pela tecnologia desses sistemas.

Por outro lado, aqueles profissionais que desejam protagonizar seu sucesso, são os que saberão usar a tecnologia dos sistemas para garantir diferencial competitivo no trabalho, trabalhando como consultores em seus ambientes de trabalho, permanentes e assessores de seus líderes.

Operar na competição com o gestor não é nada saudável: ser seu assessor, independentemente do mérito, elevará o seu padrão de trabalho e até o clima à sua volta.

Os reais agentes da transformação: o Contador, o Controller, o assistente fiscal e financeiro… E tantos outros que antigamente se sentiam ameaçados pela tecnologia, agora compreendem utilizá-la como alavanca de sucesso profissional.

No entanto, como isso vem acontecendo na prática nas empresas?

Nesse artigo, vamos enfatizar como a utilização de um sistema ERP é uma ferramenta que auxilia a gestão contábil da sua empresa. Ao mesmo tempo em que permite aos profissionais contadores obterem maior eficiência em suas atividades.

Vamos conhecer a história do Crispim?

Carreira em Transformação - O ERP pode resolver problemas da gestão contábil?

Vamos ilustrar com um exemplo que é recorrente em empresas em todas as partes do planeta. Imagine na sua empresa, a seguinte situação:

Em uma empresa de médio porte, o gestor de controladoria assumiu o cargo há poucos meses e está assustado com a ineficiência dos processos desenvolvidos: alíquotas erradas nos produtos, dúvidas com paradas da produção para compor os custos e estes, em planilhas que levam horas de elaboração, ainda assim, incorretos.

Em uma pesquisa sobre o perfil do Controller e do Contador, notei a necessidade de conhecimento das rotinas do ERP.

Evidentemente, como coletar boas informações, se você não souber os processos do sistema implantado da empresa, será muito mais difícil obter o que ele realmente oferece e aí vem os gastos com suporte e implantação:

Como se tudo isso já não fosse suficiente para contextualizar uma situação de caos gerencial, o pessoal da empresa, em especial da Contabilidade, apresenta resistência aos sistemas de gestão integrada: “trabalhamos em dobro”.

Todavia, como o gestor de controladoria Crispim, de 39 anos, terminou recentemente o seu curso de Gestor Ágil, sabia exatamente como resolver a situação e tornar os processos mais eficientes.

Para começar, ele utilizou dos conhecimentos que adquiriu no curso para extrair as informações que necessitava, personalizou e criou os informes adequados, com base exclusivamente nos dados do sistema.

Por conta disso, conseguiu listar os seguintes problemas:

Os estoques apresentam diversas diferenças e não fecham no final da apuração;
Os custos em planilhas estão improvisados e precários, gerando resultados que são pouco confiáveis;
O sistema produzia relatórios muito específicos: selecionou alguns, para lastrear as operações e buscar por falhas em seus registros: espelho de entrada, apurações de impostos;
Relacionou diversas ocorrências de chamados da TI com as falhas que identificava nos relatórios operacionais
Acionou a equipe de cadastros para identificar as principais dificuldades
Buscou confrontar os informes do sistema, com controles elaborados em planilhas.

Deste modo, Crisprim organizou os principais problemas, e:

Projeto de saneamento de cadastros e outros pontos de falhas das implantações dos sistemas a serem corrigidos;
Definiu um modelo de classificação ABC de produtos e a relação 80%/20% desses produtos: quais os 20% dos itens acabados da classe A, B e C que são responsáveis por até 80% do faturamento e solicitou inventário e verificação de cadastros desses produtos, depois, de seus componentes e insumos;
Estabeleceu que à medida em que os cadastros e operações fossem corrigidos, controles paralelos fossem eliminados em definitivo, incentivando seus colaboradores e identificarem no próprio ERP, quais seriam os substitutos.

Durante o processo, a capacitação foi elemento chave para o engajamento de todos e essencial para os resultados que não demoraram a aparecer:

Os usuários chave aprenderam a extrair informações do sistema, no mínimo para controle e conferência em suas áreas e erros foram sendo tratados com maior agilidade
Cadastros corrigidos: Os usuários chave entenderam a frase: cadastro bem feito, equivale a 90% do trabalho. Multiplicaram aos demais colaboradores o que aprenderam, adaptando para as especificidades da empresa, os treinamentos.

Olha esse pequeno mapa que elaboramos para os usuários chave: a equipe que você, Gestor Ágil precisa estruturar, dentro do seu planejamento estratégico para não falhar na inovação e não perder recursos e expectativas com modismos:

Carreira em Transformação - Pequenas atitudes, mudanças consistentes e resultados aparentes:

A redução de tempo das tarefas, foi em média 23,5%. A última pesquisa de clima revelou uma melhora em 35,5% como ambiente seguro.

As informações se tornaram confiáveis e em tempo real, estando acessíveis para todos os usuários.

Como também a empresa ganhou em performance e eficiência: não se trata da complexidade de tecnologias, implantar modismos, ou grandes investimentos: Crispim conquistou a credibilidade e confiança de todos, com as ações simples que adotou:

Processos enxutos e bem definidos
Usar o que o sistema já tem

A próxima etapa de trabalho de Crispim é a de implementar funcionalidades na Contabilidade com o sistema ERP, que é a sua melhor ferramenta de trabalho.

Carreira em Transformação - Como o ERP auxilia os profissionais da Contabilidade

Mesmo com todos os esforços do gestor de Controladoria, a resistência ao sistema ERP e a recusa em sua utilização adequada persistia na empresa, antes de todo esse cenário.

Foi então que Crispim percebeu que alguns profissionais de contabilidade ainda não compreenderam o aspecto estratégico e de transformação digital que a área está passando.

Crispim identificou a necessidade de um trabalho de conscientização sobre dois pontos fundamentais, que são:

A utilização eficiente do sistema ERP: e vamos refletir sobre essa parte? Consiste em gastar com o suporte e com profissionais de processos e cadastros?
O novo papel da contabilidade e do contador com o sistema ERP: o que está mudando na sua área?

Por isso, conseguiu junto da alta administração a autorização para realizar uma oficina com os funcionários da empresa para informar a importância da contabilidade fiscal, operacional e gerencial na governança corporativa.

Como também propor o desafio de discutir alguns pontos relativos ao papel do contador e da contabilidade para:

Tornar a empresa apta a enfrentar auditoria de governança corporativa através da contabilidade e do sistema de gestão empresarial;
Nortear a integração dos departamentos da empresa promovendo processos mais enxutos, através dos recursos do ERP;
Aderir todos os controles externos ao ERP aos recursos do sistema;
Utilizar visões gerenciais que o sistema contém para contribuir com as áreas de Marketing e de Pesquisa e Desenvolvimento da empresa;
Ampliar a gestão sobre os custos de produção e operacionais, usando os recursos que o sistema possui, ampliando as integrações com outras áreas.

Assim, contratou a Systima Educação para uma oficina sobre diversos temas, incluindo visões orçamentárias, contábeis e financeiras.

Os novos desafios ainda são pouco explorados em todas as carreiras: eles deveriam ser vistos como oportunidades reais de alavancagem das carreiras.

Desde um auxiliar, até um gestor, a realidade é uma só:

A cada dia que passa, a tecnologia toma conta e, quanto mais você dominar: extrair informações de modo autônomo, quanto mais melhorias propuser, mais estará fazendo pelo seu emprego e pelo sucesso da sua carreira.

Das principais competências que um gestor financeiro necessita em seu perfil, estão:

Conhecimento em rotinas dos sistemas de Gestão ERP, como TOTVS e SAP
Conhecimento em apuração e fechamento de impostos diretos e indiretos
Gestão de rotinas de contas a pagar, receber e tesouraria
Construir informes como Budget, Forecast, DVA, DMPL, DRE, etc.

Viu como usar a tecnologia está cada vez mais vinculada às profissões? Conta pra gente como você recuperou uma situação em que o sistema de gestão era um mal necessário para uma ferramenta útil a todos?

Saiba mais sobre o curso Gestor Ágil .