Por que as implantações de ERP falham?

Por que as implantações de ERP falham

Você já trabalhou em uma empresa onde as implantações de ERP falham e teve que ser reimplantado?

Pesquisa apresentada pelo PortalERP em 2016, indicava a implantação de novos módulos do ERP correspondem para micro 17,65%, pequenas 24,28% e médias 24,27% empresas. Ao final das implantações, quantas estarão satisfeitas? E plenamente satisfeitas?

Com mais de 25 anos de experiência, já recebi usuário na sala de treinamento, chorando por conta de o sistema atrapalhar o que ela tinha por fazer.

Também ministrei treinamentos contratada por parceiros a usuários chave. Onde a base de dados era assim: no curso de Estoque, falávamos sobre a composição do produto… O componente aparecia na lista de materiais, mas não existia quando eu ia buscar um código daquele componente, enquanto produto.

Uma, duas, três e até quatro vezes numa mesma empresa?

Vamos enumerar alguns fatores e no decorrer das postagens, esclarecer:

Por conter erros em implantações de ERP do tipo:

1 – Importação de cadastros já errados sem qualquer critério de validação – é lixo indo para debaixo do tapete

2 – Alguns usuários têm mais dificuldade em operar o sistema. Ou muitas vezes, têm dificuldade no processo no dia a dia. Nem sobre os procedimentos da empresa no “mundo real”, tiveram treinamento; portanto, o mesmo acontecerá com o sistema. Já ministrei capacitação em que o usuário mal conseguia operar o mouse. Quadro que hoje em dia é bem menos frequente, mas que pode existir… Vamos passar isto para as políticas e regras dos departamentos. Todos conhecem todas as regras e procedimentos? E quanto mais arriscado é utilizar um sistema, se nem o mundo real o usuário compreendeu apropriadamente?

3 – A implantação foi imposta pela alta gestão e até a marca do software foi determinada – muito pouco ou nada pode a área de TI fazer. Já viu um caso em que poucos meses depois, o sistema foi “devolvido”?

4 – Foi dado crédito em demasia para a área de TI, que unida à consultoria contratada, fizeram inúmeras customizações para “atender” àquela “telinha” que o usuário necessita ver. Ou alguma solicitação efetuada por um gestor, que não quer aprender o básico do sistema. Já vi um caso em que a CEO da empresa exigia um atendimento no caixa de 45 segundos. Mas ela mesma, levou quase 2 minutos!

5 – Adquiriu o sistema ERP sem qualquer critério de seleção dos fornecedores e em especial, não efetuou qualquer análise de aderência

6 – Mal dimensionamento da infraestrutura, deixando o sistema ERP numa lentidão de causar verdadeiro desalento entre os usuários

7 – Tratar os usuários como crianças: mimando-os ou dizendo: “preencha qualquer coisa, o caminhão tem que sair e a Contabilidade acerta.”

Tais cenários são muito frequentes.

Visitando uma empresa, ou dialogando com os usuários nos treinamentos, já constatei o que em resumo, é o mesmo: algumas implantações de ERP falham e geram o caos.

Por que as implantações de ERP falham e geram o caos?

Por outro lado, usuários que pouco ou nada querem colaborar com a implantação do sistema – na verdade, a boicotam, por razões sem justificativa, tais como:

1 – Não executam as tarefas de implantação

2 – Não querem participar dos treinamentos, revoltando-se quando ocorrem nos finais de semana

3 – Não se sentem valorizados o suficiente para “investirem” o seu tempo aprendendo o sistema

4 – Têm plena convicção através de “dados importantes” levantados nas conversas de corredor que as implantações de ERP falham e geram o caos. Na empresa será o mesmo.

5 – São resistentes a mudanças. A ponto de exigirem um detalhe customizado, ao invés de se utilizar dos recursos do próprio software.

6 – Reclamam do consultor sem motivo.

7 – Durante os treinamentos, estão envolvidos com tudo, menos com a aprendizagem do sistema

O usuário quer a tela para digitação das 03 dimensões do produto: comprimento, largura e altura:

Sem a criação de um campo novo, é possível preencher o campo da entidade contábil Classe de Valor no módulo Contabilidade, que está presente em todas as operações de movimentação e no cadastro do produto. Esse cadastro, vinculará o código do produto com essas medidas, possibilitando mais tarde, com os movimentos sendo direcionados corretamente, diversas análises – sem customizar nada e utilizando um recurso pré-existente, que permitirá relatórios na Contabilidade com diversos fins.

Os Sistemas ERP são o coração das empresas. E na atualidade, é raro encontrar uma organização, ainda que pequena, sem nenhum tipo de ferramentas como essas.

Mas toda ferramenta ou aplicativo para celular, são tão somente nossos auxiliares. Nos ajudam a desenvolver o operacional, o básico:  Se o Waze ou o Maps indica um caminho, mas você sabe que existe um que considera menor, deve optar pelo caminho que você considera o mais adequado à sua expectativa – e qual é? Chegar rápido.

Assim são os sistemas ERP – Através das inúmeras funcionalidades e recursos tecnológicos que não param de surgir, são os assistentes operacionais e transacionais.  Quando implementados num melhor estágio, oferecem visões gerenciais e estratégicas para a organização. Seja ela de que tipo for. E, com os colaboradores devidamente capacitados e comprometidos com a melhoria, tendo autonomia suficiente para propor essas melhorias, certamente as implantações de ERP não falham.

Quais os motivos que ocasionam falhas na implantação?

1 – Sem uma análise de diagnóstico previa e periódica

2 – Averiguação através de pesquisas de satisfação junto aos usuários, a respeito de capacitação e disponibilidade do ERP – vide o que diz a ITIL a respeito de Disponibilidade

3 – As atualizações de versão contemplarem uma varredura nos processos da empresa x sistema (aderência), em especial as novas funcionalidades

4 – Pensar equivocadamente que uma implantação de ERP um dia finalizará – rotinas básicas que não tenham alterações, possivelmente. Contudo, as mudanças de mercado e TIC, ou até mesmo novos campos de uma versão/release para outra, refletem no uso do sistema

5 – Não haver um planejamento apropriado para melhorar o uso do sistema, com base nos chamados abertos, por exemplo, pois tudo relacionado ao desempenho do sistema deve ser medido pela gerente de projeto e usuários e gestores

6 – O time de RH não ser valorizado como deveria ou não ter políticas na organização que fortaleçam a gestão eficiente de pessoas – enquanto recursos chave para a empresa. Por que uma organização investe em alfabetizar os colaboradores da limpeza que não saibam ler, ao invés de demitir e contratar novos?

Esse mesmo pensamento deveria ser aplicado aos processos, políticas e sistemas que a organização utilize.

O caos gerado por falhas nas implantações

As implantações de ERP falham e geram o caos, porque ficam no distante uma atualização de versão ser efetivamente completa; e a utilização do sistema vai se degradando cada vez mais, incluindo pela falta de treinamento, dos colaboradores já desmotivados.

As necessidades de customizações aumentam, tornando o sistema mais distante do padrão e temos implementado um ciclo vicioso, aumentando cada vez mais os controles paralelos. E:

1 – Gasta-se uma fortuna customizando, crendo que vale a pena por uma série de razões, dentre elas que o treinamento já está incluído no projeto de implantação e que portanto, é desnecessário.

2 – Gasta-se com troca de funcionários por desmotivação

3 – Expectativas frustradas, porque o sistema não atende plenamente ao que se pediu…

Julio, um experiente consultor detecta o problema na base de dados que está gerando tanta falta de confiabilidade no sistema, no módulo de estoque. Saldo físico e financeiro no armazém do produto, não bate com os saldos por endereçamento. Ele extrai o karkex e os movimentos de entrada e saída estão lá… Mas depois de muitos testes, identifica que estavam pendentes apontamento de algumas ordens de produção… E o pessoal da fábrica informou que não tem como apontar antes das 11h.

Para atender ao gestor que queria o relatório todos os dias às 08h da manhã em sua mesa. As planilhas são a forma mais rápida do Sebastião, quem elabora essas planilhas.

Então, o Márcio deixou programado um relatório que ele customizou, que “considera as OP´s pendentes de apontamento.

Exemplo

Que essa planilha custe R$ 25,00/h e são necessárias 3h semanais para atualizações, limpeza e ajustes. São R$ 75,00 por semana, por funcionário e por planilha, sendo que em 5 minutos, com as parametrizações adequadas e o formulário certo, você obtém as mesmas informações.

“Mimar” usuários é desvalorizá-lo. Demonstrar como o processo atual ficará aderido ao software, pode ser desafiador, ou compensador.

Customizações

A existência de customizações pode ser tão negativa ao uso adequado do sistema. Os usuários acabam se estressando e até comparando negativamente com outras marcas que tenham utilizado em empregos anteriores. E assim, involuntariamente, resistindo ao sistema.

Tendo como pano central essas premissas, trago nesse artigo mais estes alertas: a sua empresa está com sérios prejuízos utilizando o sistema ERP inapropriadamente.

Os 05 passos que as implantações de ERP minimizam falhas

1 – Antes de implementar um ERP, trocar a consultoria. Considere com critério as políticas, os processos e procedimentos que devem estar disseminados e claros para o todos os colaboradores que se utilizarão do sistema ERP e, insira na cultura da organização.

2 – Documente todos os processos, procedimentos, atividades e tarefas

3 – Documente todas as customizações também, a ponto de se tornarem, instruções de trabalho.

4 – Capacite os usuários, testando com eles. Realizar com ele o processo, pedindo a validação dele para a nova situação. Demonstrando que aquela “telinha” agora passará a ser pela Contabilidade, por questões a, b e c. E que se ele aprovar, então estará validado.

5 – Adote procedimentos de atualização do software, que envolvam as operações já efetuadas, porém considerando também as novas no sistema ERP.

Gradativamente, todos sentirão os benefícios de potencializar a produtividade através da implantação do ERP.

Tone-se um usuário chave no ERP, faça o curso Academia ERP Essencial.

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