O ERP como Ferramenta de Gestão

O ERP como Ferramenta de Gestão

A história dos sistemas ERP como ferramenta de gestão, nada mais trata daquelas operações departamentais de todo tipo de empresas,

que demandaram maior agilidade e assertividade em diversos aspectos da organização.

Maior eficiência nas organizações era requisito, especialmente nas linhas de produção, com as inovações propostas pela Toyota, Black & Decker, General Eletric e outras.

O ERP como ferramenta de gestão visa além de tudo, atender à complexa Legislação Brasileira e:

  • Automatizar os processos internos da organização – lançamentos automáticos
  • Padronizar procedimentos – só há um meio de efetuar um registro específico
  • Sistematizar operações, processos e procedimentos – há um passo a passo para cada atividade e tarefa.

Desde a década de 60, com o aumento na demanda de itens de consumo e maior volume de produção, desencadeou um aumento do registro de controles nas linhas de produção, mais agilidade e segurança dos dados para:

  1. Registro e controle de gastos com mão de obra para o correto custeio de fabricação
  2. Quantidades de peças para reposição nas fábricas, com novos métodos desenvolvidos por grandes empresas, como o Just in Time e o Kanban
  3. Gerenciamento dos estoques – o que comprar, quanto e quando
  4. Qualificação da mão de obra – redução de erros e de acidentes

Hoje em dia, por inúmeras razões que levaremos até você, as demandas por melhores implantações tendem a aumentar cada vez mais e a busca por profissionais que conheçam os sistemas ERP como ferramentas de gestão também.

As mudanças na Nova Economia, na cadeia de valor das empresas, Indústria 4.0, Transformação Digital e outros elementos como IOT e soluções que “orbitam” os sistemas ERP como ferramenta de gestão, têm sido um conjunto de soluções imprescindíveis para algumas empresas e seus usuários e, para outras, uma grande dor de cabeça!

Olhe agora para o seu departamento e reflita:

  1. Como o ERP como ferramenta de gestão vai aumentar a eficiência e a economia aqui?
  2. Quanto pode atingir os gastos com suporte aqui na minha área, com a infraestrutura necessária e com consultoria?
  3. Investimento ou gasto? Quanto desembolsando ano após ano?
  4. O resultado para os funcionários e para o departamento são consistentes?
  5. Os sistemas ERP como ferramentas de gestão aqui no meu departamento está gerando desperdício? Está reduzindo gastos de verdade?

As consequências de um sistema ERP mal implementado:

  1. Dobrar o trabalho e os gastos com papel
  2. Demandar conferências desnecessárias
  3. Desmotivar e estressar os usuários
  4. Aumenta a insegurança com as informações

Em uma conversa de elevador, durante um evento, em cinco minutos que você conhece alguém. Este é um usuário do Sistema ERP como ferramenta de gestão, vai ouvir que o trabalho dele dobrou e que o volume de papel gasto, triplicou!

Lamentavelmente, trata-se do oposto do que se prega na comercialização do sistema ERP como ferramenta de gestão, por todos os departamentos comerciais e de muitas marcas desse sistema.

Acontece com você?

Adriana trabalha na área de compras em uma organização da Prefeitura de Jariupeba, que em breve será privatizada.

Pela Governança implementada no Município, registrar licitações, editais, estoques e, principalmente os rígidos controles dos contratos de serviços e que nessa organização existem para gerenciar os serviços desde a limpeza, preparação do evento e encerramento do evento, contratos para datas especiais como shows, alimentação, etc., adquiriram um sistema ERP como ferramenta de gestão.

Adriana descreve o “antes” e o depois da implantação do sistema deste modo: “eu odeio esse sistema. Eu preciso executar diversas etapas só para efetuar o pagamento de um único serviço!

Então, ensinei o estagiário, que faz tudo para mim. Ele executa, e eu tenho que conferir, porque senão, tem sempre tem alguma coisa errada.”

O ERP como ferramenta de gestão – Como reverter esse quadro?

Hoje um sistema ERP é requisito básico tanto para quem deseja o mínimo de controle e gestão. Porém, a situação da Adriana, como de tantos outros que já tive oportunidade de ver e ouvir, tende a tornar-se insustentável e é mais comum do que se imagina.

O Sistema ERP como ferramenta de gestão ser visto apenas como um “mal necessário”…

Se puder abordar níveis de utilização dos sistemas ERP como ferramenta de gestão, é equivocado dizer que 90% das empresas que utilizam esses softwares estão num nível bem básico de usabilidade do seu ERP?

Vamos fazer uma análise de usabilidade juntos para comprovar a situação do Sistema ERP como ferramenta de Gestão na sua empresa?

1 – Se na sua Organização, você está utilizando “mil” planilhas

2 – Tem cadastros errados, que geram cálculos incorretos ou integrações falhas em outras áreas, como a Contabilidade, o Financeiro, impostos e/ou retenções

3 – Quando vai utilizar a planilha, você precisa “limpar”, fazer uma série de cálculos que roubam horas para entregar ao seu supervisor e não ter que escutar: “isso tá errado”?

4 – Importa planilhas no sistema ERP para iniciar um evento?

5 – Consome muito mais papel?

6 – Quando você procura os responsáveis por melhoria ou correção, a resposta que ouve com frequência é: “precisa customizar” ou é a customização, ou ainda “preenche com um “.”?

7 – Faz a limpeza das bases de dados na planilha e não acerta na base do sistema, então isto se repete todas as vezes?

Dá para fazer melhor?

E, no cenário geral

8 – Não existe uma definição clara dos usuários chave, seus papéis e responsabilidades: na verdade (as pessoas fogem disso, porque além da cobrança, não têm qualquer reconhecimento)?

9 – Não há planejamento do RH junto desses usuários chave de promover treinamentos para melhoria deles no uso do sistema?

10 – Não há boas práticas que podem ser adotadas no departamento, incentivo e motivação para propor melhorias?

11 – Há colaboradores desmotivados porque não são ouvidos, não podem propor melhorias e são até repreendidos, quando só desejam reduzir o volume de trabalho que veio com o ERP?

Em cenários assim, a retenção de talentos na organização:

  1. Fica comprometida?
  2. Colaboradores já saíram da empresa logo após o treinamento no sistema? Porque encontrou salário maior e saiu da organização? Ou porque sabe que essa ferramenta pode entregar muito mais e ele não pode fazer nada?

O Sistema ERP como ferramenta de Gestão com a Governança da TI:

O COBIT 5 tratando das políticas e normas da TI, do Val IT para a eficiência da destinação dos recursos financeiros nos projetos da TIC e é um guia para que toda a organização seja cada vez mais produtiva…

Na ITIL – acrônimo para Information Tecnology Infraestructure Library, a Melhoria Contínua está permeando por todo o motor dos cinco estágios no ciclo de vida do serviço

Esses dois pilares da TI, não contribuem para utilizar um sistema ERP como ferramenta de gestão?

Finalmente, se um sistema ERP como ferramenta de gestão e como serviço, não é nada mais além de um “mal necessário”, um incômodo e de um ciclo vicioso de despesas…

Vamos a uma conta simples.

Uma empresa contratar suporte a um custo de R$ 50,00/h para 100h em customizações. Soma-se a isto, ajustes paliativos nos bancos de dados, mais 40h, pois o problema volta depois de ter sido corrigido…

Já se foram R$ 5.000,00 em customizações que perigosamente distanciam a empresa do Sistema ERP como ferramenta de gestão do padrão. E outros R$ 2.000,00 por problemas de diversas origens, que reaparecerão, certamente.

E, às vezes, paga-se pela customização e algum tempo depois, para removê-la. Se estiver planejada a remoção, tudo bem. Mas a consultoria certa, vão desaconselhar customizações – a não ser casos em que não haja tratamento no sistema.

Mudança de cenário

Como mudar esse cenário e atingir o uso do sistema ERP como ferramenta de gestão?

1 – Destinar esses R$ 7.000,00 em capacitação a usuários multiplicadores

2 – Premiar departamentos que consigam que os demais usuários aprimorem o uso do sistema, quantificando a economia obtida

Muito antes do que se imagina se recuperará o investimento e tem-se uma equipe muito mais motivada. Ou não?

O ERP não corrige dados errôneos, então, implantá-lo só aumentarão dificuldades. Nem será eficiente se algumas mudanças não forem implementadas logo.

As organizações deixarão de utilizar toda a potencialidade que uma ferramenta de integração, planejamento, controle e gestão que são os sistemas ERP.

Faça um diagnóstico na sua Empresa ou no seu departamento.

A SWOT para isto é simples e ótima! Fizemos uma visita recentemente e uma SWOT do cenário global e das impressões que obtivemos dos usuários. Obtivemos uma lista de ajustes que podem ser implementados pelo próprio cliente e seus usuários, sem gastos com suporte.

Para ser um consultor assim e gerenciar a própria agenda, faça o curso Academia ERP Essencial.

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