Implementar Sistemas ERP com UX para clientes difíceis

Implementar Sistemas ERP

Descubra neste post, como Implementar Sistemas ERP com UX para clientes difíceis.

“É tempo de inovar processos para escalar a produtividade e a competitividade. Tempo de olhar para tecnologias e conceitos conhecidos e aplicá-los de tal forma que surpreenda. Trazendo produtos e serviços diferenciados.

Somos profissionais e, com nosso trabalho, buscamos conquistar nosso “lugar ao sol” e ter sucesso numa profissão rentável.

Critérios específicos para implementar sistemas ERP:

  • selecionar fornecedores do sistema de acordo com as necessidades da organização, dos usuários e profissionais da TI colaborativos
  • treinamento como fator chave para o uso inteligente do sistema ERP.

O que me mostraram os treinamentos e mostram hoje algumas visitas de diagnóstico

Analistas da TI, coordenadores do projeto do ERP: constatei muitas vezes uma linguagem com  “tecnicês” para intimidar e mostrar “quem manda aqui”.

Em todos os treinamentos desde Microsiga até hoje, muitos anos depois, nem todo profissional da TI  possuí um nível de entrega que se preocupem com a integração da empresa. 

E, nesses treinamentos, três em cada dez usuários buscam realmente aprender o sistema e estão comprometidos com a implantação.

Desses 30% dos usuários realmente que estão participando dos treinamentos, não acessando internet, mas sim comparando com a situação atual e buscando aplicar o que aprenderam no dia a dia.

Os sistemas ERP não devem ser temidos: Eles são uma ferramenta aliada da sua carreira

Eles compreendem que o sistema ERP é uma ferramenta para aprimoramento da sua carreira.

Estou há algum tempo estudando sobre Design Thinking e UX (fiz até um curso na Espanha, bem rapidinho) e me questiono se realmente as empresas utilizarão isto. Até mesmo startups, onde mais claramente eu percebo a aplicação dessas metodologias acontecer, considero bastante complexo e burocrático.

No entanto, colhendo um pouquinho de cada um desses conceitos e outras ferramentas, quero com esse artigo te mostrar que até com uma banda de rock é possível delimitar um Plano Estratégico, ou uma Jornada para a Implementação do Sistema ERP.

Como o Rock and Roll e o UX te ajudam a conquistar clientes difíceis e a parceria dos usuários, utilizando uma forma padronizada para implementar Sistemas ERP.

Implementar Sistemas ERP – Como o Rock and Roll e o UX te ajudam a conquistar Clientes difíceis

Promover um uso mais inteligente dos sistemas de gestão ERP nas organizações é nossa obrigação: consultores e instrutores.

Se esse for o pilar de nosso trabalho e esse um processo contínuo de melhoria, será possível reduzir gastos com o sistema ERP, de troca de mão de obra e em equipamentos.

Sem investimentos, nada adianta determinadas soluções se não se está preparado para elas. Mas todo investimento, requer o “tiro certo”.

Já foi feito pesquisa e averiguado que um PC utilizado incorretamente, constitui gastos de até US$ 15,000.00 por equipamento, somando hardware, usuário e sistemas.

Uma empresa que gasta R$ 40,00/hora para corrigir um processo errado em 80 horas, a despesa é de R$ 3.200,00 – mas deve ter efeito em uma perda em dobro, ou seja R$ 6.400,00, uma vez que foi destinada para uma correção de erros e não uma melhoria.

A diferença entre implementar e implantar

Sabemos que é complicado implementar um sistema ERP – e citando implementar e não implantar, pois que quando o ambiente de produção está ativo, o sistema ERP já está implantado.

Implementar um software de gestão que opere, flua e realmente entregue valor aos usuários, vai muito além. E precisa haver coesão, padronização e planejamento na forma como essa estratégia se seguirá.

Em Governança de TI, os frameworks que remetem à infraestrutura de serviços e entrega de valor, como no COBIT e na ITIL, temos processos para visar a essa entrega.

Mas ao meu ver, não garantem a proximidade necessária com o usuário – o verdadeiro protagonista das implementações do ERP e quem de fato devemos entregar valor, para que se possa mencionar implementação e não implantação de ERP.

Este ano numa roda de CEO de desenvolvedoras de ERP, admitiram que os clientes utilizam apenas 30% do software. É muito abaixo para tanto investimento.

Realmente é uma Ferrari sendo utilizada como se fosse um Fusca…

E o que realmente é entrega de valor para o usuário:

Sabe daquele arquiteto que desenha móveis que não cabem numa sala, mas diz que quis atender ao cliente? Ele realmente atendeu? Por experiência própria não, porque o marceneiro teve que cortar os móveis novamente.

Um exemplo prático:

Mário utiliza um sistema caseiro de Importação/Exportação e é referência no assunto. Respeitado e admirado por seus colegas.

Implementar sistemas ERP: A Empresa Imports Tuds Ltda., que tinha no Manuel o Gestor da TI, decide que está na hora de substituir o sistema:

  • por um mais completo
  • controles e processos de importar e exportar sejam integrados com armazéns destino
  • tudo do mesmo grupo empresarial

Chega o dia da implantação e é Mário o usuário chave, que vai ser treinado nas rotinas de desembaraço. No sistema antigo, associava a uma tela: processo, invoice e container – sempre cadastrado na hora e sem conferência.

Já no novo ERP, o cadastro de unitizadores pertence a uma tabela de normas específicas, separadas por container. Só após validado, associar ao processo. E não há como vincular as duas rotinas no novo ERP para que tudo seja efetuado com uma tecla e cadastrado em rotinas relacionadas. Não pode ser parametrizado.

O Mário achou um absurdo essa diferença: sair de uma tela para acessar a duas mais. E o Manuel deve atender a essa necessidade do Mário?

Entregar valor

É isso que chamamos de entregar valor? Por uma “telinha” na rotina em questão?

E se a validação do unitizador depender de um SPED à Receita e o Manuel ignorar isto para atender o Mário…

Está aí a correlação com os “móveis que não cabem na sala”…

Entregar valor ao implementar Sistema ERP é utilizar de meios simples de se comunicar com os usuários, permitindo-os enxergar os recursos que o ERP possui e principalmente quais implicações o específico dele vai causar. É isso que significa valorizá-los e entregar valor. E manter o papel do ERP: integração.

É fundamental é ter em mente que neste caso é obrigação fiscal e é algo óbvio.

Quando uma customização impede o cliente de utilizar um recurso existente no padrão que poderá dar a ele uma visão contábil ou por natureza se acaso a personalização fosse feita pensada nisso, ao invés de criar as “telinhas”.

Personalizar ou customizar deve ir muito além de “resolver o problema” e de um fonte que funcione de primeira. Não são as horas que vamos obter com a customização, implementar um sistema ERP deve avaliar junto com o usuário e usuários as opções existentes para a personalização e os benefícios e implicações. Porém, é assunto para novo post.

Implementar Sistemas ERP – Como o Rock and Roll e o UX te ajudam a conquistar Clientes difíceis

  • Primeiro é incutir a cultura de processos ponta a ponta e trocar a visão departamentalizada. “O que acontecer na minha área gera impacto em outras…”
  • Aplicar uma forma padronizada de demonstrar aos clientes a solução e o projeto que eles estão adquirindo
  • Utilizar ferramentas e metodologias que de maneira simples, clara e objetiva permitem alinhar expectativas em face ao cenário atual e a solução ERP promoverá

Os clientes e os usuários não deveriam se frustrar, dizendo que há anos estão implementando o sistema. E como nós, instrutores e consultores vamos contribuir com essa mudança toda?

É que na verdade, o sistema já está implantado, sempre em que estiver em produção. A implementação é que não para jamais.

Há falta de clareza do que o ERP pode oferecer e aí os problemas começam

Usuários aprendendo na raça, a TI com cortes de orçamento, situações e incertezas externas interferindo. Mas a verdade, “o barato sai caro”.

Economizar em treinamentos é a pior escolha quando o assunto é tecnologia.

Em cada cliente que visito, sinto uma coisa em comum:

1 – problemas recorrentes

2 – a impressão deles de que o sistema não funciona

3 – frustração de que nunca acabarão as customizações e muito menos a implantação

Neste artigo, intenciono reunir para você as boas práticas, como instrutora de anos capacitando usuários e sentindo a dor deles; de observar as situações complicadas do dia a dia dos analistas da TI das empresas.

Apoio a minha defesa na unicidade de linguagem com os clientes e usuários, demonstrando “onde estou, onde vou”, seja no diagnóstico do cenário atual, ou na solução definitiva dos problemas do ERP numa organização ou empresa e nos treinamentos.

A cultura do processo ponta a ponta e do fluxo operacional do sistema ERP e o fim da visão departamentalizada

A implementação é a melhoria continuada do uso do sistema ERP na organização. E possivelmente vai provocar a reimplantação de algum ponto que estava falho, caso determinadas decisões tenham sido tomadas na época da implantação, em detrimento a outras.

Situações:

Você já viu o caso de uma loja não conseguir reservar um produto em outra? Usuários e clientes acharem inacreditável que o ERP não possua este recurso?

E controle de atendimentos para follow-up de ligações em papel, sem desconfiar que o CRM dele possui esse, sincronizado com seu telefone e que faz as ligações, sem precisar discar?

Toda solução tecnológica demanda investimentos financeiros e conquistar a credibilidade das partes envolvidas

Transparência e documentação são essenciais para implementar sistemas ERP, apoiadas em algum método complementar à gestão de projetos, que se refere à execução e não perspectivas e prioridades.

Implementar sistemas ERP é um item da solução onde organizações e empresas, devido às demandas dos SPED´S e e-Social. Contudo há outras soluções que os complementam. Sistematizar o modo como implementarmos com

  • plano de ação de curto, médio e longo prazos
  • e análise da situação atual e problemas x causas, da gravidade, urgência e tendência
  • com métodos simples, estruturados para garantir a Usabilidade do ERP.

Exemplo:

Se você possui uma fazenda e um sistema ERP para o agronegócio, vai querer que a máquina que preparou a terra proporcione as informações da metragem coberta, da depreciação, da mão-de-obra e dos outros custos envolvidos, sem precisar lançar isso no sistema ERP?

Então, em qualquer que seja a organização, marca, instituição ou empresa, a solução tecnológica a ser implementado a solução ERP.

Para entregar o que realmente os usuários necessitam, essa solução tem que evoluir não somente em atualizações de arquivos e tabelas, mas na sua utilização.

Implementar um Sistema ERP – é avaliar o cenário atual.

O ciclo contínuo de etapas de evolução na Usabilidade

O foco principal de um sistema ERP é aderir os processos da cadeia de valor de uma organização (operações), até o ponto em que seja uma instituição com necessidades tão específicas, que uma solução de ERP levaria muito tempo e elevado custo para customizar e implementar.

Para se ter uma ideia, um dos desafios que propomos no último treinamento de Formação de Consultores no ERP Protheus, foi o exemplo de um museu.

Como o primeiro dia do nosso curso é essencialmente conceitual, avaliamos as operações e deduzimos diversas áreas em que o Sistema de Gestão poderia ser implementado: acervo, lojas e cafeteria.

Independe da organização – automatizar processos e fazer uso inteligente de ferramentas tecnológicas, seja um Sistema de Gestão ERP ou mecanismos de BPM.

Mas quem é o cliente deste estudo de caso?

Uma banda de Rock e apenas um “pedacinho” de uma de suas operações: um palco novo para a turnê de 2018!

Imagine que divertido:

O seu cantor preferido, James Hetfield do Mettalica, por exemplo, te ouvindo falar sobre os projetos e detalhes financeiros da Banda, controlados por um módulo de PMS – Gestão de Projetos e um módulo de Gestão de Contratos.

São módulos de um ambiente de um Sistema de Gestão ERP.

Com todas as informações de maneira integrada, na palma da mão e determinadas informações chegando antes de um problema acontecer…

E você seria o “cara” a deixar o James feliz com obter informações no smartphone dele sobre as finanças!

O Rock and Roll, o UX e implementar Sistemas ERP – Museu ou banda de rock: Qual a “dor” do nosso cliente?

Antes, vamos a alguns pontos que você precisa ter em consideração – liberte-se:

1 – Automatizar, padronizar e integrar processos pode e deve acontecer em toda a empresa, instituição, entidade governamental, mista ou privada – até numa banda de rock

2 – Não se apegue a um sistema ERP ou outra solução – se se houver um, prototipagem

3 – Quais as atividades e operações subsequentes? E como as informações “trafegam” pelos setores ou departamentos, até cobrirem toda a organização, priorizando as áreas a serem informatizadas, construindo a solução em conjunto com o seu usuário

4 – Incentive seu pessoal a visualizar a organização e desvincular-se da visão do departamento dele

Recentemente, em conversa com um consultor com experiência de 25 anos na área, eu tentava explicar-lhe sobre a jornada do usuário, no UX, e que queremos identificar os “pain points” (estrangeirismo é péssimo), ou seja, os pontos de dor, eu dizia: “quais são as dificuldades do momento?”

E qual o fundamento disso tudo?

Atente-se para:

  • Qual o “must have”, a lista de entregáveis de cada departamento? Ou o “job to be done” dos usuários que a solução resolve ou deve resolver?
  • Qual a forma mais adequada, que metodologia de levantamento vamos utilizar: questionário, entrevista, Design Thinking, UX para uma boa implantação de sistemas?

Não só entregar o processo mapeado.

Tem a ver com um método padronizado de ofertar serviços de Treinamentos e de implementação de sistema ERP e soluções aos nossos clientes, utilizando de colaboração e empatia do UX e do Design Thinking, para ser mais fácil a todos “onde vou.”

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Premissas do Design Thinking, ferramentas de diagnóstico do cenário atual, UX…

O usuário está resistindo à implantação do sistema? Ele quer ver uma funcionalidade que no não existe, só porque está acostumado? Então, que tal adotar algumas premissas do Design Thinking:

  • Colaboração
  • Empatia
  • Prototipagem

No caso do Mário, tenho certeza de que ele entenderá, se utilizarmos estas premissas.

As boas práticas de ofertar e planejar uma implementação de um ERP

Não se pode ignorar que tanto o Design Thinking quanto o UX vêm sendo muito discutidos em tempos de transformação digital

A jornada do usuário, (termo para realizar tarefas), tem mesmo muito em comum com o mapeamento de processos e a solução entregue resolve um ou mais pontos de dor.

Já no mapeamento de processos, estamos focados em definir entregáveis, tarefas e responsáveis, requisitos e indicadores que a automatização vai melhorar em cada área.

Ouvimos e vamos para nossa sala e software, mapear. Treinamos, testamos e “zas Em funcionamento”.

A Análise da Situação atual é antes disso.

Demonstrar às organizações com clareza a situação atual, seja na implantação do Sistema ou na correção de falhas, os pontos de dor dos usuários e aquilo que a implementação do ERP deve entregar de valor.

Não vamos somente utilizar fluxos com notação. Vamos promover a implementação junto com os usuários

Um planejamento estratégico estruturado nas fases da

1 – Implantação do sistema ERP com as suas fases (o que tradicionalmente já é feito) e

2 – Evolução da usabilidade da Solução de ERP

Quando entrego a análise SWOT e o diagnóstico após o levantamento no cliente do uso do sistema ERP e fica registrado nessa ferramenta, a relação dos problemas atuais da organização, assim como as oportunidades que muitas vezes estas consistem em ações que a própria organização pode executar.

Com a matriz SWOT, essa é uma das ótimas ferramenta para a TI, com as vantagens seguintes:

1 – Mais clareza e simples de ler, do que as inúmeras páginas de um levantamento técnico que identifica o escopo da implantação

2 – Muito mais eficiente do que só o levantamento técnico de um template que só demonstra a aderência de processos no ERP e não têm foco estratégico e global

3 – Relacionar e descrever as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças

Cada departamento, assim como um plano de ação para a implementa o ERP eficientemente: a estratégia de implementação do ERP: reduz resistências, pois é conhecido a responsabilidade e pontos de melhora do departamento

4 – Um modelo de diagnóstico padronizado: une esforços e aproxima

Adotar algumas das fases do Design Thinking ou alguns mapas do UX, SWOT, Ishikawa, etc.

Um diagnóstico eficiente e proporcionar o entendimento do cliente e dos usuários na implantação do ERP, numa linguagem clara para ele e aproximar todos os envolvidos e eliminar resistências, porque a implantação é em conjunto.

Levar para clientes e usuários uma visão global da evolução do sistema

Um exemplo prático de como pode ajudar com o diagnóstico no alinhamento de expectativas, na compreensão do cenário atual.

A seguir vou descrever cada ferramenta brevemente e exemplificar com a Banda de Rock mais importante de nossa Via Lactea:

Implementar Sistemas ERP
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Sem qualquer pretensão de modificar as metodologias de implantação, estas poderiam ser as ferramentas e para garantir maior assertividade:

1 – Diagnóstico do cenário atual

2 – O que vai ser implantado: quais projetos e áreas serão priorizados

3 – Custos Sem engessar jamais – aproveitando o que há de bom em cada método.

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O que deixa os clientes mais estressados?

Se você tem filho na escola, espera que a programação das atividades extraclasse que envolvam as despesas do ano todo esteja na sua mão com um prazo razoável e valores envolvidos para se você se programar financeiramente.

E mais nos dois últimos anos, quando a formatura passa a fazer parte das despesas mensais:

Escopo (a programação das atividades), custo (os valores envolvidos) e prazo (o ano todo).

Assim, acredito que os pilares para uma implantação bem sucedida e a implementação de solução ERP, vamos ao Planejamento Estratégico da Implementação da Solução ERP, nas etapas a seguir:

Os pilares para uma implantação bem sucedida

Assim, acredito que os pilares para uma implantação bem sucedida e a implementação de solução ERP, vamos ao Planejamento Estratégico da Implementação da Solução ERP, nas etapas a seguir:

  1. Nos processos, identificar as atividades e procedimentos, ao mesmo tempo em que eliminando tudo o que não agregue valor ou que possa melhorar a proposta de negócio das organizações: e-commerce, chatbots integrados com soluções CRM, etc.
  2. No levantamento de Requisitos, identificar a infraestrutura adequada, orçamentos, bem como as expectativas de melhoria da eficiência da empresa e setor a setor – o principal é no minimo ter estudado em quanto tempo será o retorno do investimento
  3. Selecionar um Fornecedor de ERP, o método de Implantação e ambiente: cloud, SAAS, etc.
  4. Adquirir a infraestrutura: hardware, bancos de dados, softwares complementares e serviços necessários
  5. Adequações necessárias para o sistema ERP se tornar aderente à organização (lembra sempre de enxugar atividades que não agregam valor e customizações essenciais no sistema)
  6. Implantar o software: Instalar, configurar, alimentação dos dados, treinar, testar, e monitorar, e por fim;
  7. Evolução do software:
  • Quais as operações serão implementadas conforme os levantamentos efetuados de acordo com as ferramentas já mencionadas, departamento a departamento, falha a falha, priorizando com eficiência
  • Nas atualizações do ERP, incluir novas funcionalidades
  • A evolução do uso: recursos existentes no próprio sistema e novos procedimentos aderidos às operações: novas rotinas, novos relatórios, etc
  • Novas soluções: Business Intelligence, Gestão Eletrônica de Documentos, etc

8. Melhoria contínua dos processos

9. Transformação digital

Fases do Planejamento da implementação

Cada fase está no planejamento da implementação do ERP e o escopo é dirigido a cada cliente, com base nas ferramentas e metodologias para diagnóstico e plano de ação.

Vale lembrar que a partir do momento em que se incorpore a tecnologia na organização, os investimentos e necessidades podem eventualmente, reduzir custos por um lado e aumentar despesas por outro.

E não investir em treinamentos, em detrimento a customizações equivocadas, certamente será bem mais caro.

Como um Consultor de Implantação de ERP sabe o que o seu Cliente necessita? E como consegue oferecer o melhor do ERP?

Já vi por diversas vezes, mas não me canso de falar sobre perguntas em fóruns sobre onde aprender ADVPL e ganhar muito dinheiro customizando o Protheus da TOTVS.

É muito perigoso “alugar uma terra de ninguém”. Até quando o ERP Protheus será customizável no nível em que hoje é, ninguém sabe.

Assim, aprender Linguagem SQL, saber desenvolver em ADVPL não são diferenciais – são fundamentais para Consultoria Técnica. Contudo, não se deve perder o vínculo com o padrão do sistema, jamais.

Sem julgamentos ou críticas, o mais empobrecedor num cliente é o sistema ERP ainda estar “amarrado” por conta de uma evolução inexistente e customizações sem necessidade, só porque o Mário insiste em ver a telinha dele.

E por que? Porque ele não conhece nada melhor.

Temos que apresentar isso a ele:

Passo 1: Use alguns modelos do UX ou do Design Thinking para ter mais proximidade com seus usuários

Passo 2: Elabore o Mapa da Persona para conseguir enxergar a solução no ERP através do olhar desse usuário e das regras de negócio

Passo 3: A Mapa da Jornada do Usuário: elaborem juntos, observando e entendendo os pontos de dor – independente se vai desenvolver alguma customização.

Passo 4: Utilize as ferramentas e metodologias e “desenhe”, construa com ele a implantação ou reimplantação do sistema ERP, na área dele.

Passo 5: Deixe que ele fale onde “sofre” mais, com a SWOT e com a Jornada do Usuário.

Passo 6: Relacione as problemáticas da área com o Diagrama de Ishikawa e priorize com a GUT,

Passo 7: Faça um levantamento de Requisitos, se necessário infraestrutura e por fim,

Passo 8: Junto do usuário, elabore o 5W2H

Com toda essa análise em mãos, é impossível um usuário que tenha resistência, desmotivação, porque todos foram envolvidos no processo. Ele foi escutado e não mimado.

Sem engessar. Isto é, use o que valer para você.

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Em UX há várias etapas e, dentre elas, está o Mapeamento da Persona.

E integrantes de uma banda de rock, um negócio de “vários negócios”, têm assessoria financeira pessoal e assessoria financeira para a “banda-empresa”.

Essas empresas que prestam tal assessoria, certamente são informatizadas e as informações sobre o andamento de cada operação do negócio são fornecidas à banda.

O que incomodaria esses músicos? Serem informados de algo ruim sempre após o acontecido? Numa empresa, se ela não se precaver, acontece exatamente a mesma coisa…

Ministrando um curso de Compras, o usuário me perguntou como era possível ele ser forçado a aprovar o recebimento de mercadoria, sendo que ele não a havia solicitado.

Ainda mais complicado – não conseguia, através do sistema, localizar quem solicitou…

Esse usuário estava em treinamento só para entender o padrão do sistema ERP e o que estava acontecendo de errado na empresa dele, porque uma consulta em quem fez a solicitação da compra, ele não tinha como…

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Mapeamento da Persona (no UX)

Brian Harold May, 72 anos de idade, inglês. PHD em Astronomia. Estuda a teoria do big bang e escreveu um livro a respeito.

Adora carros e tem mais de 50 anos se dedicando à música, 45 só no Queen, uma banda que ainda vende consegue lotar algumas arenas.

A Arena Wizink em Madrid este ano, parecia não caber ninguém.

Então, como ele deve gerir os negócios da Banda? Seria essa pessoa alguém que se interessa por tecnologia, ou mesmo sistemas?

Vamos presumir que não. Porque é exigente com sua equipe e extremamente dedicado ao trabalho, ensaios e viagens e não lhe resta tempo para se preocupar com sistemas.

Tem esposa, filhos e acho que até netos. Sendo assim, quando está em casa, quer estar com a sua família.

Mas não investe em nada que não seja lucrativo. E com as experiências ruins sobre os negócios e má assessoria que teve no início do Queen, agora exige ser informado com precisão de tudo.

Mapa da Jornada do usuário:

Sobre os “pain points” do Brian: vamos curar com a nossa solução, levando o nosso usuário/cliente ao “must have“: o Sistema de Gestão ERP implementado e seguindo uma trilha de evolução na usabilidade.

No Mapa da Jornada do usuário identificamos os “pontos de dor”:

Às 2h30 da manhã, recebe um telefonema com uma péssima notícia: um dos componentes que elevará o Brian durante sua exibição nos shows – durante o solo dele no palco, apresenta falhas de engenharia.

O projeto do novo palco também já está acima do orçado e atrasado. Brian já sabe disso.

Gerenciamento de finanças

As finanças, apesar de sempre me ter chegado que eficientemente eram acompanhadas pelo John Deacon, são por ele bem gerenciadas até hoje, pois apesar de ter se aposentado, ou vendeu seus direitos, ou ainda está nos bastidores gerenciando as finanças.

Se não gostam muito de tecnologia, certamente usam planilhas e alguns dashborads, que são por Excel e acessados em seus notebooks.

Imagino que seus assistentes financeiros e contadores são os responsáveis pelas suas finanças.

Dois dias depois, chega um e-mail com uma planilha e o Brian constata nos apontamentos:

a) Tempo estimado para o palco ficar pronto foi 5,5 semanas X Tempo de Execução: já leva 7,5 semanas,  faltando 45,9% para ficar pronto

b) Valor desembolsado: 71,8% do orçamento inicial

Quais elementos foram erroneamente estimados ou calculados e os fatores que contribuíram com esses equívocos e levaram a essa situação?

Havia alguma coisa que pudesse ser feita a fim de evitar tudo isso?

Logo após identificados esses problemas, o que mais irritaria o Brian e a todo gestor? O sentimento de impotência frente a uma situação em que nada pode ser feito.

Já aconteceu…

Bem, “sonhando” em ser consultora dos meus ídolos, às etapas-macro da implantação do sistema ERP.

Nesse caso de estudo, deduzimos que um módulo de PMS – Project Management (Sistema de Gestão de Projetos) e um módulo de Gestão de Contratos, integrados com Compras e Estoque.

A princípio, nossa solução deve eliminar essa “sensação negativa”, entregando as seguintes informações:

  1. Andamento de cada projeto físico e financeiro
  2. Aquisições e contratações x o custo em cada etapa do projeto “palco”
  3. Eficiência na gestão das contratações de pessoas ou serviços
  4. Congruência com as aquisições de itens pertinentes aos projetos: peças, design, engenharia – não necessariamente nessa mesma ordem, por fim
  5. Vai e vem de todas as informações para PMS e para o GCT através dos ERP´s das empresas de assessoria

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Cabe apresentarmos essa solução através do Caminho Feliz, ou Golden Path?

Apresentamos as vantagens somente:

  1. As informações proporcionadas pelo PMS e GCT para as empresas assessoras responsáveis pelas finanças da Banda e deles e ao mesmo tempo, automaticamente, eliminando naquela ponta, possíveis lançamentos.
  2. Relatórios de fluxo de caixa dos projetos, andamento das execuções, fluxo de caixa com os pagamentos e recebimentos, tudo ao momento, literalmente na palma da mão.

Numa pesquisa do Portal ERP realizada em 2016 com mais de 4500 empresas, uma estimativa empresas que se utilizam de projetos em seu ramo de negócio, como de Construção Civil, apresenta um índice de apenas 2% de que um ERP contribua com a área de Projetos.

De acordo com, uma amostragem de 58% do total de empresas que poderiam utilizar-se do PMS, não ultrapassa 60 empresas que afirmam Gestão de Projetos ser importante a elas.

No entanto, nada evitará que um componente ou peça quebrem, porém receber no dispositivo móvel um gráfico do andamento do projeto do palco algumas semanas antes, poderia ter feito a diferença no tocante aos valores gastos.

O apontamento de tarefas por conta dos projetistas e engenheiros, notificariam no instante, o avanço da etapa em relação ao projeto e assim, o Brian não seria acordado às 2h30.

Ajudar os nossos clientes com essa “pain point”:

Saber tudo de última hora e entregar a nossa solução de uma vez, com o que sem pretensão, vou chamar de “Jornada da Implantação de soluções ERP”.

A “Jornada da Automatização das Informações e o planejamento estratégico de uma implementação de ERP onde a usabilidade e a evolução do ERP consolida o retorno dos investimentos.

Vamos linkar tudo isso?

Como se pode observar, no Design Thinking, as etapas dele estão relacionadas, pois representam um fluxo contínuo.

No caso do Queen, a verdade é que o cenário atual já apresenta a resposta para a solução adequada.

Ao se mapear as “oportunidades”, seguramente haveria a citação de identificar as situações-problema antes que ocorressem.

Nem DT ou UX são necessários na íntegra, para a implantação desses sistemas. E foi proposital, haja vista que ninguém quer algo engessado e que nos impeça de ser práticos ou de pensar.

As nove etapas acima formatam O Planejamento Estratégico da Implementação de um ERP. Um aumento do ciclo da usabilidade do ERP.

Independentemente das ferramentas e metodologias e assegurará certamente a todos a visão – “onde estou”, “onde vou”.

Usuários, consultores e analistas serem os profissionais que conquistam em suas carreiras, as melhores referências, cargos e salários, credibilidade, fidelização, reconhecimento.

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Nesse caso de estudo, o novo palco é um dos projetos dentro do projeto turnê de 2018…

Cada orçamento e contratos a gerenciar, para evitar prejuízos.

O andamento das fases do novo palco e os desembolsos, são custos no projeto principal que influenciam na contabilização de receitas e despesas não dos shows, mas da turnê 2018.

O Excel pode ser uma excelente ferramenta, que permite gráficos, programação VBA e diversos recursos. A possibilidade da decisão de maneira rápida e a confiabilidade das informações são prejudicadas nessa ferramenta. Na maioria das vezes é um controle paralelo, pela falta de capacitação dos usuários ou falhas na implantação do sistema.

Vamos avaliar algumas outras operações comerciais para justificar a necessidade do planejamento (Jornada da implementação da Solução Tecnológica – ERP)

  • Uma fundação para ajuda humanitária a portadores do HIV
  • Vendas de diversos itens na Amazon
  • Dois musicais em plena turné pela Europa: Extravaganza e o We Will Rock You
  • Os shows que fazem anualmente
  • Cada show, venda de souvenirs
  • A cada ano, um projeto de palco diferente
  • Roupas para os shows
  • Funcionários
  • Músicos contratados
  • Venda pela internet de itens como caixas, dvds, vinil, coletâneas. ingressos, souvenires com a marca em loja do Queenonline.com
  • O Filme Bohemian Rapsody estreando em dezembro de 2018
  • Receitas com os vídeos no YT

A verdade que utilizamos metodologias e ferramentas, juntamente com uma “Jornada de Automatização de Informações” em só um dos “pain points”, as  notícias sobre os projetos no momento, mas nem chegamos perto de cobrir as essas outras operações.

Para a apresentação do Projeto ao Cliente, as Metodologias e Ferramentas no diagnóstico devem atender a dois quesitos principais:

  1. Demonstrar claramente ao cliente/usuário o que ele tem e o que ele terá
  2. Alinhar as expectativas

A Gestão de Projetos, está focada na forma como serão implementadas. Independente da metodologia da gestão de projetos, qual a forma de efetuar o levantamento dos requisitos, como será o mapeamento dos processos, etc.

Todas servem a:

  1. Documentar todo o projeto em curso – templates de gestão de projetos
  2. Documentar os processos e como os mesmos serão automatizados: desenvolvimento, aquisição de solução, customização (que devem ser todas cuidadosamente documentadas também)

Concluindo:

Em UX, se utiliza o Mapeamento das Personas para aumentar a proximidade do usuário e evitar “achismos” entre os desenvolvedores. Ao contrário, fazer com que as abordagens sejam sempre com base em: como a sua persona encararia isso? O objetivo é ter em foco o usuário.

É triste, muito triste estar num levantamento e detectar gerentes de projetos que são verdadeiros talentos de conhecimento técnico se “diminuem” ao ponto acharem “bacana” ter que apagar tanto incêndio na empresa.

Ao se sentirem “estrelas” por conta disso, sem qualquer plano de melhoria a curto, médio e longo prazos. Com boas práticas e colaboração com conscientização, legando seus usuários a serem eternos reféns da tecnologia e não-autônomos para sugerirem e pensarem nas melhorias necessárias.

Há mais de 25 anos envolvida com sistemas ERP em treinamentos, arrisco dizer com segurança: Em tempos de transformação digital, profissões deixando de existir ou em mudanças na forma de atuar, é tempo de ressignificar sua carreira, compreender que a capacitação de Qualidade é essencial em qualquer currículo, seja usuário ou analista.

A Systima Educação proporciona:

  • Cursos e treinamentos em Sistema ERP Protheus
  • Os usuários elevam o padrão de seu cargo dentro das organizações ao aprender o sistema para obter mais experiência, autonomia, eficiência na
  • Operacionalização do sistema e mais independência
  • Análise de Diagnóstico e implantação do Sistema, através de seletos profissionais

Para profissionais que desejam se tornar consultores, nossas Academias e treinamentos remotos, tem:

  • simulações e dinâmicas com estudo real,
  • a percepção de pontos que precisam priorizar no seu perfil. Para que em menos tempo possam se beneficiar de uma carreira que só tende a crescer
  • uma visão abrangente com busca por novas ferramentas e desafios.

Você aprende o que precisa para se destacar no mercado e numa entrevista de emprego.

Nossas capacitações foram desenvolvidas para cada “must have” dos nossos usuários:

  • Formação de Usuário Chave, ou
  • Academia de Consultor ERP Essencial
  • Oficinas como e-Social e SPED,
  • Processos no ERP
  • A nossa análise de diagnóstico é simplificada para que as empresas possam
  • Decidir rapidamente e sem dependência de contratações adicionais
  • São realizadas após os treinamentos
  • São realizadas em levantamento prévio para cursos personalizados

Este material vai integrar o mais novo e-book voltado ao Usuário do ERP – O chave. A referência na empresa e no seu departamento e reconhecido.

Valorize-se, independente dos outros ou do que o externo lhe apresente!

Quer implementar um sistema ERP com eficiência? Tem e-book pra você: https://systimaeducacao.com.br/academias-erp/academia-erp-essencial/

Seja já um usuário estratégico, faça uma trilha de Formação de Usuário Chave: https://systimaeducacao.com.br/formacao-de-usuario-chave/

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