Implantação de Sistemas de Gestão ERP: O Kanban faz o PMBOK parecer documentação pesada?

O Kanban

No blog do Cultura Ágil, foi criado em 1940 (há outros blogs falando que foi em 1953).

Segundo pesquisa, a Toyota introduziu esse método na sua linha de produção na década de 70, como parte do processo de just in time e tem sido utilizado até os dias de hoje em várias aplicações para gerenciar as atividades dos projetos e equipes, independentemente de remotas ou presenciais.

Administrar equipes e administrar tarefas com os cartões, sistema de filas, é bem facilitado. Porém, não é por esse motivo que o Kanban faz o Pmbok parecer documentação pesada.

Atividades dos Projetos por cartões

A questão raiz é o princípio do kanban – similar à produção por demandas, “puxar” as atividades e fazer com que a 1a atividade a ser executada, seja a mais antiga da lista FIFO – primeiro que entra, primeiro que sai, já que sua abordagem é de cima para baixo:

Assim, retirando as atividades mais em cima, assegurada fica a priorização pela atividade mais antiga.

Até o uso dos quadros do Trello, com listas de atividades e a separação por etapas, eu estava habituada ao desenvolvimento do site da Systima.

Recentemente, com o distanciamento, reforcei o meu uso nesse tipo de ferramenta e os resultados foram muito favoráveis.

A abordagem mais positiva dessa técnica em termos práticos, é a flexibilidade de uso desse sistema de produção, combinado ao uso dos cartões e “filas”.

Na entrevista com os usuários, utilizamos para o levantamento das necessidades de treinamento.

O Levantamento das Necessidades de Treinamento:

Longe de ser uma gestão do projeto, é uma atividade de um dia para identificar as lacunas de treinamento e outras necessidades da implantação, que é parte das atividades dos nossos projetos de treinamentos aqui da Systima Educação.

Excepcionalmente útil também, é como deixa claro as atividades que estão sendo executadas, por quem e quanto tempo.

Usar o Kanban pela primeira vez na entrevista com os usuários não deixa de ser um ótimo exemplo da fácil adaptação dessa ferramenta a qualquer uso e, nesse caso, envolvendo as entrevistas com os usuários chave:

? Relacionando a lista dos departamentos e áreas a passar pela entrevista como atividades

? Dividido em etapas/listas: a fazer, fazendo e feito

? A visualização dessas ajudou as pessoas se programar e as áreas não ficar em déficit 

? A ordem de cima para baixo existente na lista, a ordem exata dos usuários

? Facilitou identificar os departamentos faltantes e a sequência de áreas

E, falar um pouquinho sobre a #transformaçãodigital (nada profundo como o tema sugere, só um simples uso de recurso em uma ferramenta para entrevistar remotamente os usuários), soma-se à facilidade do gerenciamento das tarefas (sequenciamento dos usuários para a entrevista).

Outro aliado foi a digitação por voz do editor de texto que complementou o processo da entrevista remota e tudo transcorreu de uma maneira muito mais fluída do que o de costume.

ERP, Treinamento e LNT

Devido a que era necessário repetir o que eu precisava anotar e, ao mesmo tempo, era o retorno sobre a minha compreensão em face aos relatos dos usuários, “traduzidos” pelo editor para a LNT – Levantamento das Necessidades de Treinamento, que precisou somente de ajuste de formatação e parágrafos, ao invés de 4h demandadas no modo como era antes, em pouco mais de 40 minutos, já estava tudo pronto para os passos seguintes.

Ficou evidente a satisfação de todos com a produtividade, transparência e visão daquela atividade. O cliente pode comentar sobre alguns relatos no próprio quadro do Trello e tomou conhecimento imediato do conteúdo da LNT – Levantamento das Necessidades de Treinamento.

Implantação de Sistemas de Gestão ERP

Nas implantações de sistemas de gestão ERP, os documentos utilizados nos projetos são a segurança e importante referência para as partes e para o projeto; junto do levantamento técnico, registram informações valiosas para consulta. Contudo, extremamente complexa. 

Não poderia ser diferente, de acordo com o artigo, o PMI – Project Management Institute, na 7a edição do PMbok, incorpora as metodologias ágeis (será que para não ser considerado obsoleto?).

Sistema, Capacitação e LNT

Um pouco sobre as etapas de levantamento que fazemos: 
1 – Questionário prévio para levantamento nas empresas (está em nosso site, nos cursos voltados para os usuários: oficinas, formação de usuário chave e processos).

2 – Dados coletados, com base no questionário acima, fazemos uma SWOT – Matriz FOFA “de preparação” para organizar e reunir os dados mais relevantes, ganhando tempo e mais produtividade na reunião com os usuários e é um insumo valioso para gerar o LNT – Levantamento das Necessidades de Treinamento.

3 – Revisão dos documentos e entrega para a avaliação do nosso cliente.
Verdade, atividades simples com duração de um dia, como um levantamento, não cabe o uso das práticas do PMBok. Já para as implantações, até onde se tem notícia, é o mais utilizado. 
Para gerenciar nessa ferramenta, considerando que as etapas das implantações, atualização do sistema ERP, podemos descrever num quadro Kanban: 

  • desenvolvimento
  • testes
  • validação
  • correção 
  • entrega

Ao serem controladas desse modo, em quadros dispostos em cada departamento. Ao final do dia, com o líder da área atualizar.
Controladas dessa forma, as implantações do ERP com o uso do sistema Kanban, a vantagem será a ampla visibilidade do projeto pelos envolvidos, quesito essencial para compreensão e engajamento de todos: como um passo anterior para uma gameficação.
Quer um levantamento das necessidades de treinamento na sua Empresa aqui.

Por que aprender um sistema de Gestão ERP

  • Você Usuário Chave e 
  •  futuro Consultor de Implantação

Na nossa abordagem de treinamento bem diversificada, vocês poderão aprender como fazemos esses levantamentos: 

  • útil para quem implanta e
  • para o usuário chave de papel multiplicador das melhorias no uso do sistema –

Concluindo

Diferencial que se bem utilizado, uma qualificação única. 
Nos nossos cursos, tanto de implantação de sistema, como na usabilidade, vamos #muitoalémdoparâmetro: a 2a turma remota está aqui, da 1a turma, as vagas se esgotaram em menos de 20 minutos.

O nosso quadro Trello para entrevistas, compartilhamos com você aqui.

Você usa um sistema, quer saber como faz para a tecnologia apoiar a sua carreira de forma bem positiva? Responde essa pesquisa.

E você, jovem consultor, quer aprender como realizar uma entrevista para levantamento no cliente? Quer saber como preencher um Currículo de TI?

Aqui tem uma turma do ERP Essencial. As vagas estão acabando!

Queremos que os profissionais do mundo corporativo possam utilizar o sistema como um item que potencialize suas habilidades técnicas.
Já que tecnologia é indispensável: que torne nossa vida mais leve e nos sirva como item diferenciado em nosso currículo!

Deixe uma resposta