Sistemas ERP – 08 Motivos que afundam uma Implantação

Vamos compreender sobre essa questão?

É muito usual os usuários desejarem que a interface do sistema seja idêntica a outros que ele estava acostumado, que determinados recursos que ele conhece com um nome ou funcionalidade sejam os mesmos.

Se você for gestor ou usuário, não pode ficar refém de um olhar só no interior da empresa.

Navegando na tela de clientes, alguns indicadores deveriam ter ali:

• Percentuais de clientes por região e desses,
• Percentual de faturamento do mês até o presente momento
• Projeções econômicas sobre como está o setor em que o cliente que você estiver posicionado para o semestre corrente

Em termos gerais, outros pontos que muitos fabricantes desses sistemas se equivocam, é em reforçar a complexidade de seus sistemas, chamando de recursos.

Nas rotinas de inventário, a contagem do estoque com QR Code, etiquetas e um App integrado ao ERP, evitando gastos com coletores, documentos, planilhas, digitação, etc., registrando endereço do inventário, o usuário da contagem, etc..

Essas são as vantagens desses recursos não podem ser atributos a apenas sistemas mais robustos.

As expectativas do software ERP

Exigir uma “telinha”, ou vai preferir um sistema que independente de cliques e rotinas, te mostre cenários dentro e fora da sua empresa, em relação a um dado que você estiver tratando ali, no momento?

 

SYSTIMA EDUCACAO – Fluxo Sistema ERP

As funcionalidades dos sistemas e as soluções que integram as áreas e departamentos aos recursos tecnológicos, como Internet das Coisas, Indústria 4.0, Big Data, etc., estão orquestradas por um conjunto de operações e serviços de infraestrutura de TI.

Os requisitos para a implantação do software e a sua aplicabilidade dentro das organizações, assim como a utilização, definem o grau de maturidade da implementação do mesmo, ao considerarmos esses níveis: o que usa que é obrigatório, recomendável ou ideal?

2. Antecipa-se que o sistema impulsionará o desempenho das atividades das empresas da noite para o dia

Quem vivencia o uso dos sistemas nas organizações diariamente, se apresentam frustrados quando vamos fazer um diagnóstico de usabilidade: “há 03 anos estamos implantando esse sistema e sei que nunca vou usar tudo o que ele tem! Cansei de gastar rios de dinheiro nessa implantação”.

Primeiro: uma vez que tenha investido em tecnologia, você nunca mais para, pelos motivos seguintes:

• As atualizações do software são necessárias por conta das evoluções do mercado e da Legislação, então, ao menos periodicamente, versão e processos, você precisará atualizar e investir nesse projeto
• As mudanças mercadológicas obrigam adaptações também: se você puder ter o CRM integrado pela conta do Whatsapp, agilizaria e geraria ganhos a você? Esse é um exemplo: recurso novo, precisa de um projeto para essa implantação e investimentos
• Recursos que o sistema possui e por motivos de customizações, você não tem – aqui é delicado, mas é preciso salientar que: quanto mais adiar, mais alto será o investimento. Pense se você não precisa “adaptar o sistema para trás”, porque tem tanta customização, que essa limpeza faz com que você precise de outras customizações para manter as atuais
• Já pensou a sua empresa não poder trocar informações com outras filiais/unidades de negócio por uma implantação errada? Precisa trocar planilhas para compartilhar tabelas de preço e regras de faturamento? Reverter isto pode lhe custar, mas e não mexer?

 

SYSTIMA EDUCACAO – ERP Arquitetura e Serviços

3 . As companhias querem um pacote de software que cubra todos os aspectos do negócio (necessidades especiais), sem mudanças de cultura, comportamento

Sem definir objetivos claros de melhoria para evoluir na ferramenta tecnológica, a implantação já iniciará errado.

Há situações em que se “vende” que o sistema se adapta ao cliente – já vi tanta customização em um CRM, que todo o fluxo de follow-up e agendas foi perdido, você olhava para essas tabelas, havia chamado, mas não fluxo: a área de vendas vivia em guerra porque uma atendente achava que a outra roubava o seu cliente e, advinha: tudo era controlado em planilhas, que precisavam ser impressas e anotado à mão. Na versão padronizada, bastava somente preencher um campo e esse controle era gerado automaticamente: muito cuidado!

 

SYSTIMA EDUCACAO – Sistemas ERP para que serve

Então, cuidado com pacotes e também com soluções que estejam muito acima do que necessita.

4 . Resistem a melhorar os seus processos para que estes estejam aderidos ao padrão do software

Aqui vamos a um exemplo prático, que eu estou vivenciando: toda vez que eu preciso acionar o jurídico da associação a qual faço parte, preciso: solicitar um formulário via e-mail, imprimir esse formulário (são duas folhas), preencher, assinar, escanear e enviar e se não tenho impressora com esse recurso? Tenho que sair de casa para tal. Aguardo alguns dias para “triagem dos inadimplentes” e, passando por todo esse processo, preciso verificar a agenda do advogado.

Quando é o momento de desapegar-se do “mundo físico”?

Por que abraçar de maneira tão insistente um processo desses?

Pergunto para você: usando Googleforms, Typeform, poderia ter um link na home do site da associação, dizendo: “formulário para triagem”, eu preencho, e, quando eu clicar em enviar, já dispara aos setores responsáveis, que se ok, autoriza e encaminha o resumo para o advogado em questão, economizando tempo até de contextualizar o problema.

Sem contar que estão perdendo estatísticas que o próprio formulário online permite, como quantos atendimentos no mês, etc.

Então, precisamos nos questionar quanto a isso e muito, porque ao insistirmos em algo que gera tanta “fricção”, não agrega valor e sub utiliza o conhecimento das pessoas.

5 . Não capacitam aqueles que irão operar o sistema adequadamente (os usuários)

Economizar justamente com treinamentos aos usuários, ao invés de traçar um plano estratégico de capacitação continuada, é talvez o maior dos erros das empresas: desperta competição entre pares, desconfiança, frustrações.

Justamente na capacitação é que os usuários terão oportunidade de explorar mais os recursos do sistema. Aumenta o clima de incertezas, gera competição – quem participou e quem não.

A escolha com muito critério quem participará do treinamento: aquele que chega às 10h30 e o treinamento começa às 9h, não é um usuário indicado para tal investimento, outro que se preocupa com o aniversário da filha.

Tudo bem, aconteceu o curso num sábado, complicado mesmo. Queria buscar o bolinho dela. Só que está sendo incapaz de agradecer que a empresa está investindo nele. Não tem ninguém para retirar o bolo? E quer ter o certificado de participação igual aos demais participantes, ficando apenas 1/2 período?

Compreender as necessidades dos colaboradores em face aos requisitos do cargo:

• Atividades diárias

• Requisitos e uso de tecnologia para exercer as suas atividades

Deveria ser compreendido como atividade estratégica alinhada com o RH e proporcionar mais autonomia que só vem com o conhecimento e a aprendizagem pelos colaboradores a nível de auxiliares e assistentes, bem como analistas, nas ferramentas tecnológicas dos sistemas de gestão ERP.

Os resultados serão expressivos: afinal, quem mais compreende os processos são os seus colaboradores e são eles quem mais sentem as “dores” do dia a dia, os requisitos de cada atividade e as penalidades de realizar tarefas sem que agreguem valor e sem um porquê.

Reverter isso: Reunindo em valores, se você tem um colaborador analista ou gestor financeiro, com capacidades tecnológicas para sugerir evolução no uso do sistema a ponto de atender a requisitos de orçamentação financeira, avaliação de custos e contábil, para a redução de impostos, ajustes de cadastros, sabendo que tudo é orquestrado por configurações de visão gerencial contábil e financeira pelo próprio ERP. Uma vez com esse conhecimento, ele será capaz de fornecer à organização análises de resultados e comparativos diferenciados e com autonomia para desenvolver tais informes.

Valorização dos que operam o sistema – os usuários

Além de você motivar e prestigiar seus colaboradores, os está incentivando-os a atingirem um novo patamar de serviços em todos os níveis, uma vez que você promoverá a aprendizagem do software desde seus auxiliares, assistentes e analistas, cada qual respeitando as suas competências e, gerenciando essas competências, elevando-as tanto nas competências operacionais, como tecnológicas pelo aprimoramento do uso do sistema.

Você contará com consultores de diversos níveis o tempo todo na sua Empresa. Além de direcionar os gastos com implantação para níveis de serviço com entregas mais estratégicas para o negócio.

Basicamente:

Tomando como base uma matriz de situação atual x desejada (apresento um exemplo no e-book que você pode baixar ao final deste artigo), você não olha para a solução tecnológica, mas para as necessidades do negócio e o que os concorrentes estão fazendo, bem como o comportamento do consumidor. Define qual é o cenário atual da sua Empresa e propõe quais as melhorias a adotar.

Se você chamar o seu time e propor sessões de brainstorming para essa atividade e se tiverem um olhar para a participação coletiva e ganhos para a comunidade, pode ter resultados bem promissores.

Exemplo: que tal reduzir o índice de perdas de peças de refugo da produção em 10%, com investimentos em impressão 3D integrada a uma solução ERP e parte ser revertida em projeto de horta vertical para a comunidade próxima à fábrica: projeto que foi idealizado pelos colaboradores da fábrica?

Pode usar a SWOT para isso também.

Então, pense ao contrário: tome a iniciativa: qual o serviço que você oferece para a empresa que trabalha?

• Avaliar dos 20% dos clientes que correspondem a 80% do seu faturamento

• Quais são as maiores incidências de falhas?

• Quais indicadores você gostaria de melhorar?

Conta, aqui quais os impactos do sistema na sua Vida, carreira. Ah, certo: A empresa não dá oportunidades? E você, quanto sabe? Já fez um diagnóstico do seu conhecimento/experiência?

A falta de planejamento/antecipação é um grande vilão:

Você pode avaliar a sua situação atual e onde quer chegar.

Se não fizer isso, o início do processo já está errado. Dica: é você ter uma planilha de aderência com as respostas de cada marca a cada requisito da sua área.

Valorizando o seu time, departamento a departamento, junto com as estratégias de T&D e com o RH e integre com a TI de um jeito novo.

Ampliando e promovendo o conhecimento da tecnologia nos níveis básicos da operação: administrativamente, operacionalmente e desenvolva profissionais motivados e qualificados.

 

SISTEMAS DE GESTÃO ERP – novo perfil dos usuários de sistemas

Observe essa imagem acima e Pense não na sua rotina de trabalho, mas: Qual o Produto do seu trabalho?

Qual melhoria o seu trabalho pode entregar aos seus pares e ao seu chefe, departamento e à empresa?

Os Sistemas de Gestão ERP como gerador de resultados com os Dados

Quais informações você pode extrair com a tecnologia dos ERP?

números, indicadores, resultados, índices, comparativos, informes, etc.:

• O que podem trazer para o seu dia a dia?

• O que você pode fazer com eles para beneficiar a sua rotina, o seu departamento, assessorar o seu chefe, colaborar com os seus colegas, com os departamentos receptivos?

A vantagem para a sua carreira em aprender a extrair cada vez mais valor de cada rotina que você executar no dia a dia, sem medo de mostrar o que descobriu.

Conquiste, passo a passo, a posição de analista, consultor. No seu departamento.

Seja referência. Seja “indemissível” .

6. A escolha errada de uma marca, sem avaliar uma matriz simples de situação atual x proposta

Se você não organizar numa matriz os requisitos do departamento/empresa x o que a tecnologia é capaz de solucionar, não se planejar, a TI vai te engolir no dia das reuniões de apresentação do sistema.

É de se encantar quando a gente vê aquele usuário que sabe tanto da sua operação, que tem aquela postura firme ao questionar o vendedor do software nos requisitos de melhoria.

Então, pense ao contrário: tome a iniciativa – dos 20% dos clientes que correspondem a 80% do seu faturamento, quais são as maiores incidências de falhas? Quais indicadores você gostaria de melhorar?

A falta de planejamento/antecipação é um grande vilão – sem o estudo da situação atual e onde se quer chegar, o início do processo já está errado. A dica é você ter uma planilha de aderência com as respostas de cada marca a cada requisito da sua área.
Já fui a um cliente que fez duas exigências:

• a marca do software e
• importar cadastros

Cenário: usuários chorando, você testar o ambiente de treinamento para um curso que vai dar de estoque: tem um componente na estrutura, mas esse componente não existe no cadastro do produto…

Exigir a implantação de certa marca, sem aceitar que não haja aderência e condenando a própria empresa e seus colaboradores a implantarem um ERP que não é o adequado, ou seja, que não veste as operações ou as regras fiscais de uma organização é frustração na certa. Mesmo que a fabricante assuma os custos, aceite a devolução do sistema.

Não faça isso com o seu time.

7. Mal funcionamento do sistema, ou informações inconsistentes são em 95% dos casos cadastros errados:

• Desconsiderar regime fiscal da própria empresa usuária
• Subutilizar os recursos de empresa/filial/grupo
• Erros nos cadastros: codificação de produtos, fornecedores e clientes, esses sem a devida manutenção quanto a crédito, fornecedores indevidos ainda estarem ativos no sistema, códigos fiscais que não retratam a operação fiscal adequadamente, falta de atenção com a Tabela NCM, estrutura de produtos, falta de plano de ação para a atualizar cadastros, codificação errada com repetições e códigos mal estruturados/definidos, mal uso das entidades financeiras e contábeis, customizações desnecessárias, alíquotas erradas, etc.:
• Falta de um processo claro e consistente de validação dos cadastros pelos setores fiscais e contábeis, principalmente dos cadastros fiscais/contábeis.

Antes da aquisição de um ERP, os processos  da empresa devem estar mapeados e otimizados antes de qualquer projeto de implantação, esse seria o modelo ideal: enxutos, deixando o que agrega valor, facilita o levantamento técnico.

8. Alto volume de impressão de papel, definir processos sem a participação da TI

Você já passou por uma situação a qual viu blocos e blocos de papel impresso nas mesas dos colaboradores? Uma vez, vi um volume imenso desses blocos de folhas impressas. Eram em sua grande maioria, notas fiscais.

O objetivo daqueles papeis ali, não pude avaliar, porque eu estava ministrando treinamentos e não podia confrontar com a empresa que prestava consultoria. Apenas fiquei pensando qual a razão de imprimir cada nota fiscal, uma vez que estão acessíveis a todos, via sistema, incluindo boletim de entrada e espelho de saída, com as devidas atualizações dos estoques.

Outra situação interessante que me confrontei, foi um caso em que cada cotação e não havia uma política de valor mínimo, isto é, independente de ser R$ 1,00 ou R$ 1.000,00, deveriam ser anexadas à cotação em aprovação, pelo menos três últimas cotações.

Então, havia um arquivo físico imenso de aço, que a auxiliar de compras precisava procurar, retirar das pastas e grampear na cotação a aprovar, colocando-a na mesa do Diretor de Compras, que assinava uma a uma.

Após aprovadas, aguardavam o pedido de compras e o recebimento. Depositadas ali, no Setor de Compras para serem posteriormente arquivadas.

 

FLUXOGRAMA DE PROCESSOS – PORTAL ERP

E esse caso, com um sistema ERP implantado que tinha aderência em 100% a esse processo. Estava nítida a falta de conhecimento numa das telas mais completas do sistema em questão: a das cotações, que faz justamente isso, reunir quantas cotações anteriores você desejar (baseado em parametrizações), além dos saldos no estoque, histórico das movimentações, últimas notas fiscais, etc. Eu adoro explicar nos cursos essa tela.

Vejo a expressão de alegria dos compradores que realmente trabalham com evolução tecnológica e entenderam que ela existe para lhes servir.

Tudo centralizado ali, na tela de cotações do sistema sem necessidade de impressão.

A configuração de compradores, grupos e aprovadores, supririam na totalidade a questão da assinatura do diretor, tratada por aprovador. Dentro do Sistema de Gestão, para auditoria sempre que necessário.

E se ele souber que pelo próprio celular consegue fazer esse processo? Quando levei essa solução ao time de compras, os usuários se entreolharam, reconheceram a aderência e foi decepcionante a reação: decidiram não implementar, mesmo demonstrando que 100% do que era efetuado no físico está aderido ao sistema.

Havia inúmeros outros problemas naquela empresa, como devoluções serem registradas diretamente no Financeiro, sem passar pelo setor Fiscal na devolução da nota, mesmo com o mês em aberto e a possibilidade disso. Em fim, campos de endereço de e-mail preenchidos com “.” e quando a colaboradora pergunta à usuária chave, recebe a tradicional resposta: sempre foi feito assim”.

Os recursos perdidos simplesmente por preencher com “.” um campo de e-mail no cadastro de clientes, é gigante.

Outra situação bastante interessante de subutilização da tecnologia e sistemas mal implementados: quando usuários de um departamento desenham um novo processo sem envolver a TI, os resultados são:

1 – processos mais burocráticos

2 – mais etapas e mais lentos

3 – Mais caros

4 – Já nascem obsoletos

Em um levantamento para uma triagem de associado, contamos nove etapas da maneira como foi desenhado, sem envolver a TI e usando formulário que deveria ser impresso, preenchido à mão e escaneado, enviado por e-mail, aguardar, receber, proceder com o atendimento, mediante a autorização da gestora do departamento.

Simplesmente trocar esse formulário do Word pelo Google Forms:

1 – Redução de etapas a apenas quatro

2 – Metade do tempo

3 – Dados estatísticos à mão, da contagem de encaminhamentos e atendimentos efetuados, qual o perfil dos associados, o tipo de atendimento, etc.

4 – Soma-se a isso, a eliminação da necessidade de arquivo físico e da impressão de papéis, que em pandemia, quanto menos pontos de contato com materiais, melhor

5 – Sem contar na segurança, pois é muito mais vulnerável um ataque a um provedor de e-mails, do que à plataforma Google

É isso que a tecnologia oferece: mais tempo, mais informação, para que se possa extrair o melhor das pessoas!

Nunca isso foi tão Humano!

Então, em sua Empresa/departamento, pergunte-se: quantas etapas são necessárias para esse processo?

É possível reduzir?

Negar que a tecnologia tenha participação na modelagem/remodelagem de processos, perder a oportunidade de combinar a Transformação Digital, oportunidades online/nuvem com o mundo físico, saber quando tornar híbrido e quando deixar online, é a base principal para o novo comportamento dos consumidores e das economias de mercado: vou pensar duas vezes ao ter que compartilhar prancheta e caneta para preencher em papel, um questionário médico.

Quem perder esse “timing”, em muitos casos, poderá fechar as portas e apagar as luzes do seu “mundo físico perfeito”. 

 

SYSTIMA EDUCACAO Falhas ERP

 

SYSTIMA EDUCACAO – Falhas ERP II

Motivos de Falhas nas Implementações dos sistemas de gestão ERP – Como mitigar essas falhas:

1. Selecionar o sistema, através de critérios bem definidos o ERP, considerando:

• A aderência do software  aos seus processos, especialmente se for nicho
• Credibilidade softwarehouse que o desenvolveu
• Métodos de implantação da softwarehouse; (ao menos PMBOK)
• Serviços oferecidos: suporte, consultoria, atualização, etc
• Procedimentos de atualização do software
• Resposta às novas demandas tecnológicas do mercado: Indústria 4.0, IoT, capacidades de conexão com o mundo exterior: de nada adianta ficar isolado tomando decisões com base nos informes do sistema, o software já deve entregar alguma inteligência como projeções e correlações dos dados, combinados entre as informações internas e indicadores externos

A credibilidade do fornecedor do software é fundamental, os métodos de implantação e suporte e até mesmo a visão deste no mercado, os mecanismos de atualização do software:

Já pensou um ERP que não atende aos quesitos fiscais adequadamente e cada vez que a Legislação Tributária mudar, o software será atualizado mediante uma complexa atualização e novo desembolso financeiro?

A seleção de Telê Santana de 1982 tinha o “futebol arte”, mas não ganhou a copa.

De nada vale uma Mercedez para atravessar o deserto.

E se você já passou por alguma situação parecida, quais aprendizados você coletou para a sua carreira? Compartilha com a gente!

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E para a sua Empresa vencer os desafios atuais, nunca foi tão necessário valorizar o Capital Humano: retendo os talentos, de acordo com as competências necessárias ao crescimento do seu negócio.

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