Transformação Digital – Você ajuda a reduzir a impressão de papel na empresa?

SYSTIMAEDUCACAO - Transformação Digital Em Busca da TI Verde

Com certeza estamos falando de mais de 1100 comentários em páginas de empresas de tecnologia de sistemas de gestão ERP… Destes, ao que se pode inferir, 10% bastante irritados com atendimento e, em especial, com o suporte dessas empresas.

Respeitosamente, há que considerar que todo sistema possui não conformidades, temos visto situações preocupantes com plataformas como Whatsapp, Facebook e alguns celulares, que vão desde vazamento de dados, até situações em que se pergunta: mas não testaram nem isso?

Por outro lado, quem já trabalhou no suporte, sabe que há uma expectativa no cliente, de parte das vezes, ele busca receber um treinamento completo, ao invés de requisitar a solução presencial de um analista mais experiente…

E você? “Transforma digitalmente” o seu departamento? Propõe melhorias, incentiva, tenta, mas infelizmente não “avança”, pois algumas coisas ainda são muito centralizadas e o time nem utiliza muito bem o sistema? E nem se preocupa em aprender do jeito certo?

Maiores resultados e produtividade. Cobranças. Quem não quer mais produtividade?

A adoção de procedimentos enxutos (inclui menos controle paralelo em software além do sistema ERP) e redução de etapas nos seus processos – especialmente evitando a impressão de papel.


Transformação Digital – Desperdício

Quantas vezes já esquecemos os pedidos médicos originais para a realização de exames?

Voltar para casa, risco de perder o horário e o contratempo…
E, se alguém já contou o número de folhas impressas ali na recepção do laboratório, no dia da realização do seu exame, sabe responder: quantas cópias são após realizados os registros no sistema? 

1 – Cópia de documento de identificação 

2 – Fichas para assinatura, separadas por tipos de exames, possivelmente para o envio às operadoras e arquivo (cada caso é um caso), duas3 – Protocolo com a senha da internet para a verificação dos resultados
Total: 4 folhas

E quanto aos resultados dos exames? 
Tem que imprimir um a um todos os laudos, ou os médicos podem acessar os resultados online? 
A resposta, por dedução: a maioria dos médicos exige que sejam impressos.

No café da manhã, quando em férias e hospedados num hotel com café da manhã!


Todos os dias, alguém do hotel é designado apenas para solicitar o número do apartamento para registro em uma lista com os dados dos hóspedes: número de pessoas, do quarto e, confirmar se tomaram café ou não… 
Tais informações registradas à caneta, numa lista que possui várias páginas impressas… Diariamente.


Vamos deduzir que a lista de hóspedes no café da manhã (para impedir que por duas vezes estejam ao mesmo dia tomando café?), seja também para as previsões de compras de itens para o dia seguinte ou semana, com a média de consumo mensal por pessoa e, garantir alimentos frescos.
A inovação que a tecnologia promete, junto com iniciativas e a criatividade, visam à economia e à sustentabilidade dos processos e, deveriam promover um impacto com maior atenção ao meio ambiente. E aos usuários de sistemas. E aos colaboradores. Com processos cada vez mais enxutos.
Seja a impressão de papel ou uma ata de assembléia de condomínio levar 73 dias para ficar pronta, por argumentação de que o secretario tinha muito trabalho a fazer e, portanto, não poderia parar para fazer a ata…


No blog Organizer:  http://blog.organizer.com.br/consumo-de-papel-um-guia-para-reduzir-os-gastos-em-sua-empresa/, há umas dicas sobre melhorar o consumo do papel.


A transformação digital, promete produtividade, inovação, requer uma infraestrutura robusta e, do volume de papel que ainda não se conseguiu reduzir. Talvez até, aumentou…
As estratégias orientadas à Sustentabilidade, devem ser o primeiro mandamento da transformação digital: como tornar os processos mais sustentáveis?


Transformação Digital – Quais soluções? Simples, ou complexas, para uma TI +Verde?  


No caso do hotel:
Hipótese 1 – Câmeras com reconhecimento facial, vinculadas a um sistema de segurança, que desde o check-in, auxilia nos registros de chegada que a recepção faz, podendo ser gerado um QR Code para que com o seu smartfone, o hóspede mesmo execute essa etapa, já saindo como resultado o número do quadro e, sendo que nossa presença de cada um, fique visível pelo sistema, onde quer que tenha uma câmera com reconhecimento facial: business center, corredores e, restaurantes.
Um alto investimento em tecnologia e equipamentos: câmeras, sistemas, servidores, etc. 

Transformação Digital – A pergunta da viabilidade de um projeto

Reduzindo impressão de papel e gastos com controles paralelos com a Transformação Digital – Quanto tempo esse investimento se recupera, em face ao benefício que vai gerar?

Hipótese 2 – Uma planilha com as listas e os dias do mês, armazenadas em nuvem e compartilhadas com os setores destino. 

Simples e viável: pois você identifica que os hóspedes não assinam a lista e a anotação é manual. Sendo perfeitamente possível, substituir este processo por uma planilha em nuvem.
Outra vantagem: com um treinamento simples, aqueles colaboradores que não possuem muito acesso a essas ferramentas, poderiam facilmente realizar os registros.

Facilidades e benefícios:

1 – O colaborador do hotel, pelo seu próprio celular, sem sequer necessitar de um computador, faria a busca do apartamento e registraria o que hoje é manual.

2 – Informação disponibilizada online: Nenhum gasto com impressão ou sistemas complexos e facilidade para integrar com um sistema de gestão hoteleiro.

3 – Redução de custos com papel 4 páginas x 100 atendimentos (laboratório de diagnósticos) = 400 folhas, aproximadamente 1 pacote a cada 100 atendimentos. 

E buscar os resultados, ou pagar um “currier”?

  • Integrar tudo online
  • Notificar o médico e paciente
  • Transferir os resultados para o novo médico no caso de troca e não necessitar de impressão
SYSTIMA EDUCACAO - Controladoria
SYSTIMA EDUCACAO – Controladoria

Veja no exemplo dessa imagem: quais os recursos que os módulos Ativo Fixo, Contas a Pagar/Receber, Tesouraria, Contabilidade possuem para você evitar a impressão de papel e ainda garantir uma gestão completa de toda a sua empresa? Sabia que através desses ambientes você pode ter à mão painéis, relatórios, consultas que você mesmo pode elaborar de maneira fácil, ágil, deixar gravada sob a sua senha, agendar para quando quiser, parametrizar do modo que precisar e integrar com ferramentas, como Excel, Word e gerar gráficos, mas que o sistema de gestão ERP por si só, já dispõe de relatórios próprios, que se Natureza Financeira, Orçamentos, Visões Contábeis, etc. estiverem devidamente definidas, você, usuário, pode utilizar sem o uso de planilhas que consomem horas do seu dia e muitas vezes de seu sono?

4 – Economia: 400 folhas x 30 = 12.000 folhas x R$ 0,038 (R$ 19,00 o custo do pacote/500) = R$ 456,00 a cada 100 atendimentos diários  

E, no Blog:  https://blog.creativecopias.com.br/aprenda-calcular-custo-de-impressao-empresa/, demonstra os gastos com impressão de documentos.


Quantos são realizados ao dia, mês ano? E esquecer os pedidos médicos?

Transformação Digital – Em busca da Redução de Papel e da TI Verde

Ainda no caso do laboratório?
Supostamente um app de agendamento e escaneamento dos pedidos, documento de identificação e cartão do plano de saúde suprimem as necessidades de levar os documentos impressos e ligações telefônicas. 

Certo? Não é bem assim, ainda…
A lentidão nesses aplicativos é premente e sim, deve-se estar com os documentos impressos, até onde tenho notícia. 


Quanto à impressão dos laudos e resultados, incluindo os exames com imagens, não há nada a respeito no site do laboratório em questão sobre imprimir ou não os resultados dos exames.

E, por se tratar de dados confidenciais, possivelmente um médico se recuse a acessar os resultados através do site do laboratório por poder ferir a Ética Médica, a menos que esses resultados fossem enviados através de algum modo para o médico solicitante. E ainda haveria outro problema: quando o médico se desliga da clínica em que pede atendimento.

Quem o substitui, depende da especialidade, não possui a qualificação técnica para a execução de um procedimento que o médico anterior realizaria.


Transformação Digital – Reduzindo a Impressão de Papel e Em busca da TI Verde

No caso das atas de reunião?


Você pode ativar a Digitação por Voz das ferramentas Google e MS Office: ainda não funcionou 100% comigo, tive que realizar uma gravação na íntegra e depois digitar manualmente a ata. E não reconheceu o som…


Mas, vamos tentando?


Transformação Digital – Em busca da TI Verde

Reflorestamento, Conscientização, Ambiente, Social e Governança: atitudes de cada um de nós

Conclusão:

“Os tempos são chegados”
Na verdade, reduzir “atrito” e pontos de contato para a digitalização, além de reduzir custos, despesas por falta de “confiança”, outra “erva daninha” para a economia, que segundo estudos gera trilhões de dólares em gastos com burocracias mundiais e isso inclui papel, agora são motivados por causa da saúde.

Ao visitar o seu médico e preencher um papel que é um questionário, pegando numa caneta que passou em várias mãos, questione-o, porque não está num formulário na nuvem!

A inovação, a criatividade, têm que junto a ferramentas e frameworks de UX, Design, proporcionar economia e conveniência, mudanças no sentido de propriedade em que ao mesmo tempo, se torne obsoleto a impressão de papel. Ainda estamos muito distantes de soluções sobre esse tema – com as ferramentas de Business Intelligence, ainda não substituem a impressão de papeis, e seus dados são exportadas para planilhas e? Se imprime papel…

Os SPED´s eram a promessa de economia de papel. Porém, viu-se que é impossível utilizar esse novo recurso, zerando a impressão, pois o DANFE substitui a NF e é imprescindível. 

Aprofundar a orientação ao tema Sustentabilidade na TI é exigência e assim como alimentos mais saudáveis, a impressão e o desperdício de papel ocorrem no mundo corporativo, ainda em maior volume com os sistema integrados de gestão e, minimizar o consumo desse item, pode exigir a revisão da cultura empresarial.

Nova impressão de papel…

Repensemos

  • se “matar” de trabalhar para comprar uma boa casa, uma chácara, casa de praia,  OU comprar dois imóveis mais baratos, sendo um para hospedagem por curta temporada e quintuplicar a renda se comparando a um aluguel normal e morar mais comodamente?
  • comprar um carro ou usufruir de uma assinatura “select”? Eu, ainda estaria pagando IPVA e seguro não fosse os aplicativos de carro, que ainda não estão 100%, mas conversando com os motoristas, quase todos confirmam que foram sua “tábua de salvação” e que ganham mais do que ganhavam em seus antigos empregos, fazendo o próprio horário.
  • tem o inconveniente de limparem após cada hospedagem, receber os hóspedes, manutenção, né? Só que não… Já existe gente pensando na solução para isso, advinha? Por meio de aplicativo, claro!

E que tal se:

  • uma plataforma permitir que restos de alimentos de bares e restaurantes se tornarem compostagem para hortas comunitárias em terrenos desocupados, ou que estejam ocupados com lixo? E, nesses terrenos, para o cuidado dessas hortas, houver o acolhimento de pelo menos um morador de rua, seu cãozinho e sua família em troca dos cuidados com a horta, que ele, seja capacitado e, além de retirar o próprio alimento, ainda poderia se sentir incluído?
  • A transformação de terrenos em escala superior ao que existe hoje, terrenos esses que do contrário serviriam de lixão, abrigam usuários de drogas, mas seriam transformados para hortas comunitárias com hortaliças e, flores, e que ainda, acolhem moradores de rua?

Há uma lista grande de stakeholders, uma logística meio complicada e “muitas partes implicadas”, não é? Nada que um SW de Smart Cities e gente muito, muito antenada, não resolva!

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Mas, proporcionalmente, há um número de frameworks para sanar essas questões e não somente revolucionar com a TX…

TX =  Transformar o Mundo!

SYSTIMA EDUCACAO - Transformação Digital TI Verde
Pessoas cuidando mais do Planeta: Cada um fazendo a sua parte